4.3. Классификация документов в пределах архивов

Советские архивоведы полагали, что научная организация документов обеспечивается не только их классификацией в пределах Государственного архивного фонда СССР в целом, но и классификацией в пределах каждого архива. Подобная классификация до сих пор активно применяется в современных российских архивах.

Под классификацией документов в пределах архивов понимается их группировка по архивным фондам и комплексам архивных фондов. Эта работа связана с комплектованием архивов документами, с правильной постановкой их хранения и учета и созданием научно-справочного аппарата для достижения всестороннего использования документации.

В период зарождения архивного дела в России отечественные исследователи не ставили теоретически обоснованных положений по классификации документов в пределах архивов, однако многие из них, в частности Д. Я. Самоквасов, считали наиболее правильной организацию материалов по исторически сложившимся комплексам документов — архивным фондам.

Одним из первых отечественных исследователей, сформулировавшим определение понятия «архивный фонд» был А. П. Воронов, который толковал понятие архивного фонда как совокупность документов, являющихся собственностью какого-либо учреждения, корпорации, фамилии (семьи) или лица. Наряду с критерием собственности использовались и другие возможные подходы к классификации по фондам, а именно: по отраслям, темам, видам документов. Примером подобного рода являлось распределение всех документов Военно-ученого архива по 33-м разрядам, созданным по тематическому и номинальному признакам (материалы по истории вообще, материалы по истории войн, мирное время в войсках, теория военного искусства, статистические сведения и т. д.).

Классификация документов в соответствии с подобными логическими схемами носила формальный характер и приводила к разрушению архивных фондов. Именно поэтому в советском архивоведении она получила название формально-логической классификации.

Наибольшее распространение в архивах России и европейских государств в XIX в. получила группировка материалов по фондам. Она осуществлялась на основе принципа происхождения документов («провениенцпринципа»), основным требованием которого было сохранить целостность архивного фонда.

В настоящий момент в практике зарубежных архивов имеет место создание смешанных фондов (из материалов учреждения и его предшественника), групп фондов (из материалов мелких учреждений с однородными функциями) и т. д.

В архивах СССР (и в современных отечественных архивах) в основу научной организации документов был положен принцип историзма. Принцип историзма находит свое проявление в уточнении состава материалов конкретного архивного фонда с целью изъятия из него документации других фондов. Только в необходимых случаях отечественные архивисты прибегают к организации объединенных архивных фондов и архивных коллекций.

Работа по классификации проводится в основном в отношении документов, впервые поступающих на государственное хранение. В некоторых случаях она может осуществляться и в отношении материалов, уже находящихся на хранении в архиве, например, с целью исправления допущенных ранее, при организации фондов, ошибок или с целью создания более удобной и целесообразной формы организации материалов. Классификация документов по фондам может осуществляться и в ходе переработки или усовершенствования архивных справочников.