logo search
Archiv_delo

Порядок учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации

Исходным моментом в установлении порядка учета документов государственной части архивного фонда РФ является определение понятия «Централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ».

Согласно Регламенту оно трактуется как система учета документов Архивного фонда РФ в масштабе субъекта РФ и федеральном масштабе, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения

Документами централизованного государственного учета являются:

В случае если учет осуществляется в автоматизированном режиме, тем не менее показатели документов, отражающие количество, состав архивных фондов и количество единиц хранения, исходные показатели, необходимые для получения обобщенных показателей, должны входить в число обязательных реквизитов учетных баз данных.

Порядок учета документов государственной части архивного фонда РФ, хранящихся в государственных, районных и городских архивах, государственных музеях и библиотеках. Порядок учета данных документов построен с учетом деления системы государственного управления на 3 основных уровня – местный, региональный (уровень субъектов РФ) и федеральный.

Первый уровень представлен государственными архивами и их филиалами, районными и городскими архивами, государственными музеями и библиотеками.

Согласно регламенту они ежегодно составляют и представляют в вышестоящий орган управления архивным делом (в установленные сроки) следующие документы по учету:

Федеральные государственные архивы и их филиалы представляют паспорта в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года (например, на 1 января 1998 г., на 1 января 2001 г.) вместе с годовым отчетом о работе.

Федеральные государственные музеи и библиотеки—также 1 раз в 3 года (к 20 января следующего за отчетным года).

Карточки фондов федеральных государственных архивов и их филиалов, федеральных государственных музеев и библиотек и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января следующего за отчетным года представляются ежегодно к 1 марта следующего за отчетным года.

Периодичность представления паспортов государственных архивов и их филиалов, районных и городских архивов, государственных музеев и библиотек субъекта РФ устанавливает орган управления архивным делом субъекта РФ, но не реже чем 1 раз в 3 года (например, на 1января 1998 г., на 1 января 2001 г.) вместе с годовым отчетом о работе.

Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов государственных архивов и их филиалов, государственных музеев и библиотек субъектов Российской Федерации на 1 января следующего за отчетным года представляются ежегодно не позднее 1 февраля следующего за отчетным года в двух экземплярах.

Второй уровень представлен органами управления архивным делом субъектов РФ, которые на основании представленных паспортов организуют и проводят следующие мероприятия по учету архивных документов:

а) составляют суммарные (в рамках субъекта РФ) паспорта всех государственных архивов и их филиалов, районных и городских архивов, государственных музеев и библиотек;

б) направляют три указанных паспорта в Федеральную архивную службу России (Федеральное архивное агентство) 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом о работе;

в) составляют сводный паспорт, включая в него учетные сведения об объеме архивных документов, хранящихся в научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук, действующих на территории субъекта РФ;

г) организуют и ведут фондовые каталоги органов управления архивным делом субъектов РФ (на основе карточек фондов, представленных государственными архивами и их филиалами, районными и городскими архивами, государственными музеями и библиотеками, а также научными и научно-отраслевыми архивами Российской академии наук;

д) направляют один экземпляр карточек фондов, поступивших в течение года в государственные архивы и их филиалы, государственные музеи и библиотеки субъектов РФ, и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января следующего за отчетным года в Федеральную архивную службу РФ (Федеральное архивное агентство) ежегодно к 1 марта следующего за отчетным года.

Третий уровень представлен Федеральной архивной службой России (Федеральным архивным агентством), которое проводит следующие мероприятия по учету:

а) составляет 1 раз в 3 года суммарные (в рамках РФ) паспорта всех федеральных государственных архивов и их филиалов, государственных архивов субъектов РФ и их филиалов, районных и городских архивов, федеральных государственных музеев и библиотек, государственных музеев и библиотек субъектов РФ и сводный паспорт, включая в него учетные сведения об объеме архивных документов, хранящихся в Архиве Российской академии наук, научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук;

б) организует и ведет Центральный фондовый каталог Федеральной архивной службы России (Федерального архивного агентства РФ).

Регламентом определены некоторые специфические особенности в отношении учета документов, хранящихся в рамках Архивного фонда Российской академии наук.

На первом уровне (т.е. на уровне архива) Архив Российской академии наук на основании представляемых научными архивами региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, региональных научных центров Российской академии наук, научно-отраслевыми архивами Российской академии наук документов централизованного государственного учета:

а) составляет сводный паспорт научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также паспорт Архива Российской академии наук 1 раз в 3 года (например, на 1 января 1998 г., на 1 января 2001 г.);

б) направляет сводный паспорт, а также паспорт Архива Российской академии наук в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года к 15 марта следующего за отчетным года;

в) организует и ведет фондовый каталог Архива Российской академии наук;

г) направляет один экземпляр карточек фондов, поступивших в течение года в научные и научно-отраслевые архивы Российской академии наук, Архив Российской академии наук, и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января следующего за отчетным года в Федеральную архивную службу России ежегодно к 1 марта.

На втором уровне (т.е. на уровне органов управления архивным делом субъектов РФ):

а) составляются сводные паспорта научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, действующих на территории субъекта РФ;

б) карточки фондов включаются в фондовый каталог органа управления архивным делом субъекта РФ;

На третьем уровне (на уровне Федеральной архивной службы России (Федерального архивного агентства)) осуществляется:

а) включение учетных сведений из паспортов, полученных в централизованном порядке, в сводный паспорт;

б) включение карточек фондов в Центральный фондовый каталог Федеральной архивной службы России (Федерального архивного агентства).

Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в организациях.

1. Организации—источники комплектования государственных, районных и городских архивов ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в соответствующие государственные архивы и их филиалы, районные и городские архивы паспорта архивов организаций на 1 декабря отчетного года.

2. Государственные архивы и их филиалы, районные и городские архивы на основании представленных паспортов составляют Сведения о состоянии хранения документов в организациях—источниках комплектования государственных, районных и городских архивов на 1 декабря отчетного года.

3. Федеральные государственные архивы и их филиалы представляют Сведения о состоянии хранения документов в организациях—источниках комплектования федеральных государственных архивов на 1 декабря отчетного года в Федеральную архивную службу России (Федеральное архивное агентство) 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом о работе.

Периодичность и сроки представления Сведений о состоянии хранения документов в организациях (источниках комплектования государственных архивов субъектов РФ и их филиалов, районных и городских архивов) на 1 декабря отчетного года государственными архивами субъектов РФ и их филиалами, районными и городскими архивами устанавливает орган управления архивным делом субъекта РФ, но не реже чем 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом о работе.

4. Органы управления архивным делом субъектов составляют Сведения о состоянии хранения документов в организациях (источниках комплектования государственных архивов субъектов РФ и их филиалов, районных и городских архивов) на 1 декабря отчетного года и направляют их в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом о работе.

5. Федеральная архивная служба России на основании Сведений о состоянии хранения документов в организациях, представленных органами управления архивным делом субъектов РФ и федеральными государственными архивами, составляет сводные Сведения о состоянии хранения документов в организациях—источниках комплектования государственных, районных и городских архивов РФ на 1 декабря отчетного года.

Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном и депозитарном хранении в отдельных федеральных органах исполнительной власти и подведомственных им организациях и воинских частях.

1. Министерство иностранных дел Российской Федерации, Служба внешней разведки Российской Федерации централизованно составляют по своим системам учетные сведения и представляют их в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года.

2. Организации, подведомственные Министерству обороны РФ, Министерству внутренних дел РФ, Федеральной службе безопасности РФ, составляют учетные сведения и представляют их в соответствующие федеральные органы исполнительной власти 1 раз в 3 года к 30 декабря отчетного года.

Сводные учетные сведения федеральный орган исполнительной власти представляет в Федеральную архивную службу (Федеральное архивное агентство) РФ и соответствующий федеральный государственный архив с определенной выше периодичностью к 20 января следующего за отчетным года.

Организации систем Министерства внутренних дел РФ, Федеральной службы безопасности РФ представляют также учетные сведения в органы управления архивным делом субъектов РФ.

3. Российский государственный фонд кинофильмов Государственного комитета Российской Федерации по кинематографии (Федерального агентства по культуре и кинематографии) составляет учетные сведения и представляет их в Федеральную архивную службу (Федеральное архивное агентство) России 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года.

4. Организации, хранящие документы, отнесенные к составу геологического фонда Министерства природных ресурсов РФ, Российского государственного фонда данных о состоянии природной окружающей среды, картографо-геодезического фонда России, составляют учетные сведения и представляют их в государственное предприятие «Российский федеральный геологический фонд» Министерства природных ресурсов РФ, Центр гидрометеорологических данных Всероссийского научно-исследовательского института гидрометеорологической информации, Центральный картографо-геодезический фонд России 1 раз в 3 года к 30 декабря отчетного года.

Сводные учетные сведения по каждому из названных отраслевых фондов указанные предприятия и организации представляют в Федеральную архивную службу (Федеральное архивное агентство) России с определенной выше периодичностью к 20 января следующего за отчетным года.

  1. Центры стандартизации, метрологии и сертификации составляют учетные сведения и представляют их в Государственный комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Федеральную службу по техническому регулированию и метрологии), который, в свою очередь, представляет их в Федеральную архивную службу России (Федеральное архивное агентство).

Порядок государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации при приватизации государственного и муниципального имущества. Государственный учет документов государственной части Архивного фонда РФ при приватизации государственного и муниципального имущества осуществляется в соответствии с Положением о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества, утвержденным распоряжением Государственного комитета Российской Федерации по управлению государственным имуществом от 22 октября 1996 г. N 1131-р и приказом Федеральной архивной службы России от 6 декабря 1996 г. N 54.

Представление сведений централизованного государственного учета приватизированными организациями о документах государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в порядке, определенном для документов государственной части архивного фонда РФ, временно хранящихся в организациях.