4.5.2. Составление схем классификации и размещения документов

Схемы классификации документов в пределах фондов могут быть графическими и текстовыми.

В графической схеме изображаются графически и текстуально объясняются все признаки группировки дел, начиная от высших групп, созданных по ведущим классификационным признакам, и заканчивая низшими группами, созданными на основе второстепенных (для данной схемы) классификационных признаков, а также порядок расположения дел в пределах наиболее мелких групп. Графические схемы классификации в отечественных архивах встречаются достаточно редко.

Наибольшее распространение в отечественном архивном деле получили текстовые схемы. В текстовой схеме последовательно в виде разделов, подразделов, рубрик, подрубрик и других делений перечисляются все группы дел и указывается порядок расположения дел в пределах отдельных групп.

Способы систематизации документов фонда. Систематизация документов фонда может проводиться двумя способами:

• способом непосредственной систематизации;

• карточным способом.

При осуществлении непосредственной систематизации документов фонда дела физически группируются сначала по основным разделам, а затем по всем остальным группам классификационной схемы в пределах каждой наиболее мелкой группы.

При карточном способе систематизации документов фонда каждое дело описывается на карточке. При этом указываются все необходимые элементы описания и ставится временный номер, как на карточке, так и на обложке дела. Составленные карточки группируются и располагаются по принятой классификационной схеме и нумеруются еще раз, а потом в такой же системе группируются, располагаются и нумеруются (в соответствии с нумерацией карточек) дела фонда.

Карточный способ систематизации документов наиболее удобен при работе с большими по объему и сложными по составу архивными фондами.

Размещение фондов в архивохранилищах. В отечественных архивах установлено единство между классификацией документов по архивным фондам, классификацией документов в пределах фондов и размещением материалов в хранилищах. Это не только обеспечивает научную организацию архивных фондов, но и облегчает их использование.

При разработке группировки и порядка расположения архивных фондов в хранилищах учитываются взаимосвязи фондообразователей между собой.

Архивные фонды, объединенные архивные фонды и коллекции в пределах архивохранилищ объединяются в общие логические группы с учетом отраслей человеческой деятельности (государственной деятельности, экономики, культуры и т. д.).

Крупные комплексы фондов делятся на более мелкие группы в соответствии с отраслевой принадлежностью фондообразователей.

Объединение фондов может осуществляться по признаку масштаба деятельности фондообразователей и территориальному признаку (фонды центральных учреждений и местных учреждений, фонды губернских, уездных и волостных учреждений, фонды областных и районных учреждений), а внутри созданных групп—по признаку отраслевой принадлежности.

Фонды личного происхождения и коллекции составляют обычно в архивах отдельные группы материалов.

В пределах групп архивные фонды могут быть размещены по значимости фондообразователей, по времени их возникновения, по алфавиту наименований, по номерам фондов.

Классификация архивных фондов в архивохранилищах закрепляется не только физическим размещением документов, но и научно-справочным аппаратом архива: описями, планами или схемами размещения архивных фондов и топографическими указателями.

Планы или схемы размещения фондов в хранилищах составляются в целях рационального размещения этих фондов. План или схема размещения фондов, как правило, предусматривают место и для последующих поступлений материалов в соответствии с планами комплектования архивов.

Схемы размещения намечают общий план распределения групп архивных фондов по хранилищам, а топографические указатели показывают место нахождения фондов и групп материалов в пределах каждого фонда.

В отечественных архивах наиболее часто архивные фонды объединяются и размещаются по логическим группам: отраслевым, территориальным и др. Но такое объединение фондов не соответствует порядку их номеров, потому что нумерация фондов при поступлении в архив производится без учета их принадлежности к определенным отраслевым и другим группам учреждений.

Это делает необходимым составление указателей, позволяющих переходить от номера фонда к указанию места его хранения. Такой вид указателя называется пофондовым топографическим указателем. Он дает возможность определить место хранения фонда, числящегося за любым номером.

Пофондовый топографический указатель составляется в виде карточек. На каждую карточку заносится один архивный фонд, а карточки располагаются в порядке возрастания номеров.

Образец заполнения карточки пофондового топографического указателя:

Название и номер фонда

Народный комиссариат просвещения РСФСР, ф. № 177

Местонахождение

Здание № …, корпус № …, этаж № … ярус № …, комната № …

Опись №

Дела № …Стеллаж № … Шкаф № … Полка № …

Кроме пофондовых указателей, в хранилище имеются указатели, показывающие, какие материалы находятся в данном месте хранилища, т.е. указатели, идущие от места хранения к архивному фонду. Такие указатели называются постеллажными топографическими указателями. Каждая карточка такого указателя составляется на отдельный стеллаж.

Систематизация дел в пределах архивных фондов завершается составлением описей дел (единиц хранения) этих фондов. Размещение материалов каждого фонда в архивохранилище производится в полном соответствии с описью этого фонда (или описями, если фонд имеет большой объем).

Место нахождения групп материалов, занесенных в опись (описи) того или иного архивного фонда, отмечается в топографическом указателе архива.