Понятие об учете документов, цель и основные принципы учета документов в государственных архивах Российской Федерации

Согласно «Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (далее – Регламент) основной целью установления определенного порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации является обеспечение государственного контроля за их сохранностью.

Государственному учету подлежат только те архивные документы, которые были отнесены к постоянному хранению после экспертизы их ценности. При этом документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения.

Основой учета документов Архивного фонда Российской Федерации является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, которая позволяет обеспечить организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов.

Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.

В Регламенте определяются основные понятия, которые являются ключевыми для понимания смысла и особенностей процедуры учета архивных документов, входящих в состав Архивного фонда РФ, а именно:

учет архивных документов—это установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

учетный документ—документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;

единица учета архивных документов—единица измерения количества документов в архиве;

единица хранения архивных документов—учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Согласно регламенту в основе построения системы и порядка государственного учета документов Архивного фонда РФ лежат следующие принципы:

• централизации (принцип, реализуемый через взаимодействие Федеральной архивной службы России, органов и учреждений ее системы, государственных музеев и библиотек, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций—источников комплектования архивных учреждений, а также юридических и физических лиц—собственников документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации);

• унификации (принцип, предполагающий соблюдение преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов);

• динамичности (т.е. своевременного и оперативного внесения изменений в учетные документы или составления новых учетных документов);

• полноты и достоверности государственного учета. Регламент устанавливает основные виды учетных документов, которые должны составляться в архивных учреждениях, осуществляющих прием и хранение документов и входящих в структуру Федеральной архивной службы РФ (Федерального архивного агентства). В число учетных документов входит:

  • книга учета поступлений документов;

  • списки фондов;

  • описи дел и документов или их разновидности;

  • листы фондов или заменяющие их документы, а также другие учетные документы, на основании которых составляются документы централизованного государственного учета.

Согласно Регламенту особому учету подлежат уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации.

Регламент определяет различия в порядке учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда РФ, которые будут рассмотрены ниже.