§ 2.Завдання

Завдання спеціального документознавства були вже досить грунтовно проаналізовані в програмній статті К.Г.Мітяєва (155, с. 35-37). Відповідно до визначення цієї наукової дисципліни він виокремлює три групи завдань. Так, у складі першої — дослідження способів документування, їхнього історичного розвитку та оформлення, перспектив, а також розроблення загальної класифікації цих способів. Друга група включає завдання вивчення галузей застосування різних засобів документування в діяльності державних установ, окремих осіб і в специфічних напрямах документування (наприклад, науково-технічного). Дослідження окремих документів складають третю групу завдань документознавства і тут найважливішим, на думку К.Г.Мітяєва, є вивчення їхніх функцій, розроблення загальної класифікації, вирішення термінологічних питань. Далі він розкриває сутність і цих завдань, конкретизуючи їх і окреслюючи перспективну проблематику документознавства. Ще раз наголошує на важливості історико-логічних класифікацій способів та систем документування, а також створюваної в результаті документації. Особливе значення він надає вирішенню практичних завдань, пов'язаних з документознавством, зокрема, розробленню систем і способів документування за допомогою іехнічних засобів. Вивчення процесів документування та окоемих документів є, на його думку, базою для їхньої уніфікації та стандартизації. Удосконалення структури, підвищення організаційно-технічного рівня, раціоналізація, спрощення, надійність систем документування та документаційного обслуговування, підкреслює він, цілком залежать від результатів їхнього дослідження. Причому, таке вивчення повинно аналізуватися у завершеному циклі, включаючи створення документа, роботу з ним і закінчуючи процесами передавання до архіву. К.Г.Мітяєв зазначає, що тут ряд завдань документознавства перетинаються з архівознавчими, зокрема в проблемах класифікації, експертизи цінності, функціонування інформаційно-пошукових систем тощо. Він подає практичні завдання дисципліни також у державному масштабі. Такими є, зокрема, розроблення Єдиної державної системи справочинства, проблем суміжності і однотипності процесів організації державної системи документації. Слід зауважити, що характеристика завдань, зроблена засновником спеціального документознавства, не втратила свого значення і сьогодні, всі вони є актуальними для цієї наукової дисципліни і зараз.

Більшість авторів, які присвячували свої публікації завданням документознавства, частково або повністю повторювали сформульовані К.Г.Мітяєвим, конкретизуючи чи інтерпретуючи їх (див., наприклад, 235). Модернізація і розширення спектру завдань відбулося фактично тільки через впровадження комп'ютерних систем (що і передбачав цей вчений), певні зрушення в концепції розуміння сфери практичного застосування її практичних результатів — справочинства як системи документаційного забезпечення управління і в контексті розгляду процесів управління документацією з позицій інформаційного менеджменту.

Основну увагу все ж в спеціальних роботах було приділено головному завданню документознавства, яке переважно вбачалося у вирішенні проблем практичної частини його предмета. М.Т.Лихачов, зокрема, визначає його як раціональну організацію документів у поточному справочинстві, науково обгрунтованому комплектуванні тематичних комплексів у справи з метою повноцінного формування державного архівного фонду (139, с. 66). У навчальному посібнику (85, с. 4) це — теоретичне обгрунтування процесів документального забезпечення апарату управління. Саме таке формулювання знаходить підтримку і надалі, зокрема, при зіставленні завдань документознавства і дипломатики (94, с. 28). При більш широкому розгляді об'єкта спеціального документознавства його завдання розумілися значно ширшими, наприклад, включаючи розроблення проблеми взаємозв'язку між інформацією і носієм, дослідження таких зовнішніх ознак і ьластивостей документа як оригінальність, палеографічні особливості, фізичний стан, тощо (134, с. 18). Г.В. Боряк вважає, що головним завданням спеціальних історичних дисциплін документально-комунікаційного циклу, куди входить і документознавство, є вирішення "проблеми методології і методики створення повної і зручної в користуванні системи про склад і зміст документальних фондів і проблем її швидкого надання через відповідні комунікаційні засоби, до яких можна віднести як традиційні форми (карткові каталоги, описи, огляди, друковані видання — покажчики, каталоги тощо), так і комп'ютерні системи" (28, с. 9).

Найбільш детально проаналізовані завдання документознавства в роботах А.М.Сокової. Головне завдання цієї дисципліни, її соціальна функція спочатку визначалися нею як "оптимізація документоутворення з метою позитивного впливу на діяльність, що документується, і підвищення її ефективності" (197, с. 42). Аналізуючи зміст теоретичних і практичних досліджень у цій галузі знань, вона конкретизує завдання, як похідні від головного, деталізуючи їх за напрямами досліджень. Основна проблема у межах теоретичних досліджень вбачалася нею '(ці положення були опубліковані ще 1978 р.) у виявленні всієї сукупності документів, що беруть участь у документообігу, вивченні їхнього походження та еволюції, побудові на основі наукового аналізу ієрархії документних систем відповідно до обраних криіеріїв. Іншим важливим завданням є дослідження, пов'язані з проектуванням та функціонуванням систем документації різних рівнів — функціональних, галузевих, територіальних. Третій напрям теоретичних досліджень — це формування наукових уявлень щодо змісту документаційного забезпечення певної діяльності. Кожен з цих напрямів у свою чергу розглядається А.М.Соковою за окремими аспектами з ілюстрацією можливого спрямування на вирішення практичних проблем. Завдання у галузі прикладних розробок, на думку цієї дослідниці, сконцентровано на удосконаленні уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (з врахуванням як традиційних форм, так і продукованих у межах автоматизованих систем), створенні системи документаційного забезпечення галузі, а також на уніфікації і стандартизації документів, що проголошується тут головним напрямом.

У подальшому розуміння змісту головного завдання документознавства хоча в деталях і коригується, але в основному не змінюється. Це — дослідження теоретичних і методичних принципів підвищення якості сучасного документа для виконання ним своєї основної соціальної функції (196, с. 42). А от часткові завдання у вигляді проблемних питань документознавства, сформульовані нею в середині 1980-х років, значно модернізовані і власне окреслюють перспективу цієї дисципліни. Найголовнішими з них є дослідження документа як інформаційного ресурсу суспільства, соціологічних проблем документації із визначенням потреби в певних видах документів, аналіз документації як "соціальної пам'яті" і явища культури, виявлення законів розвитку документації, співвідношення і перспективи розвитку електронних документів та документів з паперовим носієм, виявлення міри впливу новітніх технічних засобів на документ як джерело оперативної інформації і як історичне джерело (192, с. 24).

Слід зауважити, що передбачення, висловлене К.Г.Мітяєвим, а згодом обгрунтоване А.М.Соковою, про всезростаючу пріоритетність завдання вивчення документів, створених засобами обчислювальної (точніше — комп'ютерної або інформаційної) техніки, підтверджується зараз. Завдання створення й управління електронною документацією вважаються чи не найперспективнішими і найпроблемнішими. Це зумовлено тим, що створення засобів і систем комп'ютерного справочинства, комплексів їхнього програмно-апаратного забезпечення відбувається значно швидше, ніж розв'язання завдань їхнього впровадження. Обговорення цих завдань зараз знаходиться в центрі уваги учених, що ілюструють матеріали ряду міжнародних форумів (22; 116; 117; 131; 164 та ін.)^. Найактуальнішими з них є:

- виявлення закономірностей, пов'язаних з електронним документостворенням та обігом електронних документів (ЕД);

— дослідження потоків, життєвого циклу ЕД різних видів та в різних сферах (адміністративне управління, наука, виробництво тощо);

— уніфікація, стандартизація та регламентація процесів створення, реєстрації, обігу (включаючи питання контролю за виконанням, використання інформації тощо), зберігання ЕД. Уточнення та перегляд термінів зберігання ЕД, обгрунтування їх для тих видів, що виникли в умовах нових економічних відносин;

—вирішення проблем організації автоматизованих інформаційно-пошукових систем, збереженості ЕД, пошуку, захисту їхньої інформації та доступу до неї;

— розроблення правових питань, пов'язаних із створенням, обігом та і взагалі з юридичною силою ЕД;

— розв'язання понятійно-термінологічних питань ЕД, пов'язаних з визначенням сутності ЕД, їхньої оригінальності, повторюваності, ц аудентифікації, ідентифікації (зокрема, поняття "оригінал", "копія", "дублікат" тощо);

• дослідження ЕД як історичного джерела.

Однак, найбільш нагальним є вирішення проблеми фіксації інформації на принтерних паперових роздруківках текстів документів, призначених для постійного архівного зберігання. У цілому ж комплекс проблем управління електронною документацією охоплює широкий спектр питань організаційно-нормативного, технологічного, технічного, правового, економічного, соціологічного, культурологічного (ЕД як явище культури і елемент соціальної пам'яті), педагогічного (підготовка фахівців у галузі управління електронною документацією) та термінологічного характеру (22; 131; 143; 159; 170; 220; 223; 257). Власне така проблематика стосується не тільки управлінської документації (і побудованого на її базі напряму спеціального документознавства), а й інших видів електронної документації, скажімо, науково-технічної чи картографічної.

Водночас, на нашу думку, тематика, функціональні особливості, специфіка форми будь-яких типів документації не впливає на головне завданая будь-якого напряму спеціального'документознавства. Воно є спільним для всіх і полягає у дослідженні процесів розвитку та функціонування документів в суспільстві, виробленні високоякісних методів їхнього створення та організації обігу як "динамічних" і використання у подальшому як "статичних" (тобто архівних) документів.

У підсумку слід відзначити, що часткові завдання, зокрема, управлінського документознавства доцільно структуризувати відповідно до структури його об'єкта дослідження і за змістом предмета, тобто за такими напрямами:

теорія документа — дослідження сутності управлнського документа (як елемента управлінської документації"), його функцій, класифікаційних та типологічних проблем, властивостей документів тадокументної інформації, уніфікованих моделей документів та їхніх систем, у тому числі електронних, а також вирішення понятійно-термінологічних питань;

історія документа — дослідження генезису управлінського документа, процесів еволюції характеристик змісту і форми управлінських документів, формування і розвитку їхніх видів і типів, виявлення закономірностей в цих процесах, вивчення історичних умов створення та функціонування управлінської документації;

практичнаробота з документами— вироблення раціональних наукових методик створення документів та управління документацією, у тому числі електронною (комплекс технічного, технологічного, програмного, лінгвістичного забезпечення у зв'язку з традиційною технологією справочинства) і вирішення проблем, пов'язаних з наступним користуванням документами у їхньому динамічному стані.