Тема 1.4. Атрибуция и использование архивных документов

Изучение архивного документа, уяснение его значения, правильное использование документа предполагают, прежде всего, проведение атрибуции, то есть определение реквизитов документа. В составреквизитов документа входят: разновидность документа, автор, адресат, дата создания, место создания.

Большинство документов в архивах - продукт делопроизводства различных учреждений.

Архивные документы – историческая и культурная ценность народа. Использование архивных документов – составная часть научно-информационной деятельности государственных и ведомственных архивов. Использование архивной информации в управленческом, экономическом, политическом, научном, социально-культурном и социально-правовом направлении. Понятие о полезности и ценности архивных документов в зависимости от цели использования.

Структура организации использования. Функции: запрос, поиск, ответ, инициативное информирование. Виды информационных документов. Назначение и методика составления информационного письма, тематического перечня документов, архивной справки и других информационных документов.

Организация выставок документов, их виды и назначение. Выбор темы выставки, составление тематического плана. Выявление, отбор и экспонирование документов. Подготовка тематических подборок. Методика составления тематических подборок (комплектов, альбомов, плакатов, диапозитивов и др.). Подготовка материалов для использования средствами массовой информации, подготовка статей для периодической печати, радио и телевизионных передач. Организация встреч с общественностью. Подготовка экскурсий, лекций, докладов. Виды экскурсий. Типы, виды и формы публикации документов. Исполнение запросов социально-правового характера. Порядок исполнения запросов и выдачи архивных справок. Понятие юридической силы архивного документа и архивной справки.

Предоставление документов для изучения в читальном зале. Организация работы читального зала. Допуск исследователей к работе над документами в государственных архивах.

Правила пользования документами в читальном зале архива.

Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации. М., 1998. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2002. Основные правила работы архивов организаций. М., 2003.

Организация работы по выдаче дел во временное хранение. Методика работы с архивными документами. Выписки из архивных дел. Порядок ссылок на использованные архивные документы.

Задачи и формы учета работы по использованию документов.