Архивоведние лекции (экзамен)

Тема 1.2. Организация документов Архивного Фонда Российской Федерации

Организация документов АФ включает в себя их классификацию и систематизацию.

Понятие классификации архивных документов и ее значение. Классификация документов АФ РФ как научная основа их организации в целях повышения ретроспективной документированной информации в интересах общества. Уровни классификации. Роль классификации в организации документов на всех стадиях их хранения: в делопроизводстве, ведомственном и государственном архивах.

Понятие классификации архивных документов и ее значение.

Классификация – выработка научных основ организации документов, установление логических и исторических связей между ними.

Систематизация – физическая организация и упорядочение документов на основе схемы их организации.

Роль классификации в организации документов на всех стадиях их хранения: в делопроизводстве, ведомственном и государственном архивах.

Организация документов осуществляется :

1) в пределах АФ РФ; 2) в пределах конкретного архива (фондирование); 3) в пределах конкретного архивного фонда.

Признаки классификации ГАФ РФ и их значение для создания сети государственных архивов и архивов ведомств.

Ступени классификации архивных документов в зависимости от уровня их комплекса в составе ГАФ. Классификация документов на уровне ГАФ страны, архива, архивного фонда.

Понятие о классификации ГАФ страны (первая ступень классификации).

Организация документов – совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к документам… в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов. В основе организации находится архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Классификация документов АФ РФ как научная основа их организации в целях повышения ретроспективной документированной информации в интересах общества.Уровни классификации. Роль классификации в организации документов на всех стадиях их хранения: в делопроизводстве, ведомственном и государственном архивах.

Признаки классификации ГАФ РФ и их значение для создания сети государственных архивов и архивов ведомств. Ступени классификации архивных документов в зависимости от уровня их комплекса в составе ГАФ. Классификация документов на уровне ГАФ страны, архива, архивного фонда.

Понятие о классификации ГАФ страны (первая ступень классификации).

До недавнего времени основными критериями организации хранения документов были принадлежность документов:

1) к определенным историческим эпохам» 2) к комплексам общесоюзного, республиканского, местного значения; 3) к административно-территориальным единицам; 4) отраслям государственной и общественной деятельности; 5) к составу документации данного фондообразователя. Дополнительно: Разделение их по способу и техники закрепления документации.

В настоящее время критериями организации хранения документов являются:

1) формы собственности – государственная часть АФ РФ, федеральная собственность в ведении РФ, муниципальная собственность, негосударственная часть АФ РФ; 3) виды носителей, способы и техника закрепления информации—письменные и графические документы на бумажных носителях, кинофотофонодокументы, видеограммы, электронные документы; 4) сроки хранения – постоянное хранениев госархиве, музее, библиотеке, архиве негосударственного учреждения; временное хранение до передачи документов в госархивв ведомственном архиве; временное и депозитарное хранение в ведомственных архивах и отраслевых фондах; временное и депозитарное хранение документов негосударственной части АФ РФв госархивах.

Все критерии применяются в совокупности.

Классификация ведомственных архивов как источников комплектования конкретных групп государственных архивов.

Классификация документов в пределах архивов. Понятие о классификации документов в пределах архива.

В пределах архивов документы организуются по исторически или логически связанным совокупностям – архивным фондам или архивным коллекциям.

Нефондовая организация документов допустима для кинофотофонодокументов, видеограмм, электронных документов.

Понятие «фондообразователь».

Признаками фондообразователя являются:

1) наличие правового акта об его образовании, регистрации, компетенции, порядке действия; 2) самостоятельный баланс; 3) расчетный счет в банке; штатное расписание, печать, собственные бланки; для физического лица – наличие создаваемых или собираемых в процессе его жизнедеятельности документов.

Из документального фондафондообразователя выделяется егоархивный фонд – часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальной, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащее постоянному архивному хранению.

Понятие - «Архивный фонд» - классификационная единица ГАФ РФ. Изучение деятельности фондообразователей.

Видовые понятия архивного фонда.

Архивный фонд может иметь следующие разновидности: архивный фонд учреждения (организации, предприятия), объединенный архивный фонд, фонд личного происхождения (лица, семьи, рода), архивная коллекция

Объединенный архивный фонд– формируется из документов двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически или логически обусловленные связи, а для физических лиц – родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.

«Архивная коллекция» и ее разновидности.Архивная коллекция– совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фонодообразователей, объединенных по тематическому, авторскому, хронологическому и другим общим признакам.

Основные принципы фондообразования:

1) Недробимость архивных фондов и их комплексов; 2) единое название фонда; 3) единый номер фонда; единое хранение фонда.

Организация документов внутри архивного фонда– фондирование документов.

Организация документов внутри архивного фонда производится на основе единицы хранения документов как фондовой учетно-классификационной единицы.

Единица хранения.

Единица хранения –учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Три формулировки понятия «документ»:

1) Документ – это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом.

2) Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве» (ГОСТ – 16487 – 83).

Понимается материальный объект специально созданный для передачи информации.

3) Документ – Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (ГОСТ – Р51141 – 98).

Виды работ. Входящие в процесс фондирования. Признаки самостоятельности учреждения (лица) как фондообразователя. Хронологические границы архивного фонда. Размещение архивных фондов в архивохранилищах. План (схема) размещения архивных фондов. Назначение и особенности пофондовых и постеллажных топографических указателей.

Классификация документов в пределах архивного фонда. «Архивный документ», «личный документ», «документ личного происхождения», «подлинник официального документа», «подлинный документ», «копия документа».

Концепции теоретических и методических основ классификации архивного фонда. “Единица хранения” и “дело”. Дело – классификационная единица хранения в пределах фонда. Практическое осуществление классификации – систематизация дел в пределах фонда. Понятие о схеме систематизации фонда. Основные (ведущие) и второстепенные признаки систематизации.

Понятия «фондообразователь». «Архивный фонд» – классификационная единица ГАФ РФ. Изучение деятельности фондообразователей. Видовые понятия архивного фонда: архивный фонд учреждения (организации, предприятия), объединенный архивный фонд, фонд личного происхождения (лица, семьи, рода). Недробимость архивных фондов и их комплексов. «Архивная коллекция» и ее разновидности.

Фондирование документов. Виды работ. Входящие в процесс фондирования.

Классификация документов в пределах архивов. Понятие о классификации документов в пределах архива.

Понятие о комплектовании государственных и ведомственных архивов

Комплектование – это систематическое пополнение архива в соответствии с его профилем.

Под профилем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда. Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов АФ РФ.

Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов установления профиля архива:

-- определение профиля архива;

-- определение источников комплектования;

-- определение состава документов, подлежащих хранению в архиве; организация комплектования.

Определение источников комплектования

Источники комплектования государственных архивов.

Источники комплектования – это учреждения (государственные и негосударственные) или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

Критерии определения круга лиц, документы которых могут быть приняты в государственный архив.

В 1960-е – 1980-е гг. сложились следующие критерии определения источников комплектования государственных архивов:

Для учреждений:

-- значение учреждения в системе органов власти и управления. В отраслевой ведомственной системе (учреждения союзного, республиканского, областного, районного, городского подчинения и т.д.).

-- полнота отражения деятельности учреждения в документах вышестоящих организаций.

-- соответствие документов учреждения профилю государственного архива.

Для документов личного происхождения:

-- значение творческой и общественной деятельности фондообразователя в развитии науки, культуры, общественной жизни и других областей.

-- история фонда, т.е. степень сохранности личного фонда, наличие собранных фондообразователем ценных документов, особенности фиксации его творческого процесса.

-- взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (наличие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных деятелей).

Отраслевые примерные списки видов и разновидностей учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов

В 1960-х–1980-х гг. сложилась система составления списков источников комплектования, в основе которых лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп:

-- учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат полному (обязательному) приему в государственные архивы;

-- учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вышестоящих организаций, а также выборочному приему.

Выборочный прием документов.

Под выборочным подразумевается, что из многих фондов однотипных учреждений … поступали в архив один или несколько фондов (как правило, «лучший», «средний» и «худший»). Это так называемый групповой выборочный прием.

Повидовый выборочный приемпредполагает, что в государственный архив поступают отдельные виды и разновидности ценных документов.

На основе последней редакции примерных списков каждый государственный архив ведет в соответствии со своей зоной комплектования списки своих источников комплектования. Списки должны постоянно уточняться и пересматриваться. (Вместо Верховного Совета СССР --- Федеральное собрание; вместо Совета Министров СССР – Правительство РФ, вместо исполкомов – мэрии и префектуры. Но принцип составления списков остался прежним. Новые примерные списки 1992 года. Особое внимание уделяется изучению состава документов вновь созданных органов: Администрации Президента РФ, аппарата глав исполнительной власти, муниципалитетов.

Уточняется профиль комплектования архивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы.

«Принцип территориальности» комплектования, т.е., где родился (архивный фонд), там и пригодился (принят на государственное хранение независимо от формы собственности и подчинения).

Рост самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в фонды вышестоящих организаций. В связи с этим растет число государственных учреждений – самостоятельных источников комплектования.

Проблема приема на государственное хранение документов ликвидированных учреждений, которые не имеют правопреемников (особенно по личному составу).

Проблема сохранения документов негосударственных структур. Списки потенциальных источников комплектования, включая общественные организации.

Понятие о комплектовании государственных и ведомственных архивов. Законодательные акты и правила, регламентирующие порядок комплектования архивов. Источники комплектования государственных архивов. Критерии определения круга лиц, документы которых могут быть приняты в государственный архив. Отраслевые примерные списки видов и разновидностей учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Выборочный прием документов. Предельные сроки хранения документов ГАФ в ведомственных архивах. Роль ведомственных архивов в комплектовании государственных архивов. Источники пополнения состава документов государственных исторических архивов. Функции государственной инспекции архивов.

Требования к документам при передаче их из архивов учреждений на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов. Понятие «экспертиза ценности документов». Значение экспертизы ценности документов в оптимизации Архивного фонда Российской Федерации, его комплектовании полноценными документальными источниками. Задачи, принципы и методы экспертизы ценности документов. Критерии установления научной и практической ценности документов. Значение и состав групп критериев, определяющих ценность содержания документов. Особенности отбора на хранение документов с повторяющейся информацией. Критерии оценки внешних особенностей документов. Выявление особо ценных документов. Этапы экспертизы ценности документов. Организация деятельности государственных и ведомственных экспертных служб по обеспечению качественного состава документов АФ РФ.

Предельные сроки хранения документов ГАФ в ведомственных архивах. Роль ведомственных архивов в комплектовании государственных архивов. Источники пополнения состава документов государственных исторических архивов. Функции государственной инспекции архивов.

Требования к документам при передаче их из архивов учреждений на государственное хранение.

Содержание