Т.10. Научно-справочный аппарат к архивным документам

Развитие системы научно-справочного аппарата в отечественном архивоведении. Состав справочников в архивах России в XIX – начале XX в. и приемы описания документов. Разработка системы научно-справочного аппарата в СССР. Информационно-поисковые системы как составная часть научно-справочного аппарата (НСА) архива.

Состав и функции системы НСА, её создание, ведение и использование. Требования, предъявляемые к системе НСА. Направления развития системы НСА. Очередность создания НСА к архивным фондам и документальным комплексам различных категорий. Взаимосвязь и преемственность учетно-справочного аппарата делопроизводства и научно-справочного аппарата архивов. Индивидуальные и групповые характеристики документов архивных фондов.

Архивный справочник как единица системы НСА архива и Архивного фонда РФ. Определение типов и видов архивных справочников. Классификация справочников в зависимости от уровня объекта информации (АФ РФ, группа архивов, архив, фонд, дело, группа документов, документ). Особенности построения межархивных справочников и путеводителей. Краткие справочники по фондам архивов. Состав и характеристика краткого справочника. Особенности методики составления кратких справочников. Назначение и состав справочного аппарата к архивным справочникам. Роль дифференцированного подхода при составлении справочного аппарата к архивным справочникам.

Назначение и виды архивных описей. Развитие описей в архивах в ХIX - ХХ в. Описание документов как основа создания архивных справочников. Понятие об описании документов. Основные единицы описания.

Состав элементов информации при описании дел. Основные требования к методике составления заголовка. Требования, предъявляемые к оформлению дел. Карточный способ описания дел и его преимущества. Особенности описания документов личного происхождения, древних документов (книг, столбцов), творческих, научных, картографических материалов и другой специальной документации. Аннотация архивных документов. Обозначение подлинности, степени полноты и других внешних особенностей дел. Список неаннотируемых фондов.

Методика и практика создания, совершенствования и публикации архивных описей. Формы описи. Состав описи. Описательная статья как логическая запись. Опись в составе электронных справочных средств архива.

Каталожные карточки. Дублирование и составление отсылочных карточек. Взаимосвязь информации на карточке каталога с таблицами классификационной схемы. Отбор документов и сведений из них для описания на каталожной карточке. Индексирование и редактирование карточек, их отбор и объединение перед включением в каталог. Систематизация карточек и оформление каталога разделителями.

Понятие о классификации документной информации и каталогах документов. Понятие о каталогизации. Назначение и виды архивных каталогов, их взаимодополняемость и место в системе НСА. Каталоги в архивах России в XIX - начале ХХ в. Методологическая основа каталогизации сведений из архивных документов. Разработка в отечественном архивоведении методики составления предметных и предметно-тематических каталогов.

Понятие о структуре каталогов. Классификационные схемы как основа структуры каталогов и информационно-поисковых языков (ИПЯ). Особенности построения классификационных схем каталогов логической структуры. Классификационные схемы систематических каталогов. Иерархические классификационные схемы. Применение десятичной классификации М. Дьюи, универсальной десятичной классификации (УДК), классификационных схем фасетного типа, “классификации при помощи двоеточия” Ш.Р. Ранганатана. Схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов (СЕК) для документов XVIII - начала ХХ в. (1983) и документов ХХ в. (1978).

Методика составления классификационных схем каталогов. Особенности составления схем к каталогам логической и алфавитной структуры. Организация и методика работы по составлению и ведению каталогов. Выбор фондов по каталогизации. Системы индексации делений классификационных схем. Методика составления главной и общей таблиц классификации и таблиц определителей. Использование «Единого классификатора документной информации Архивного фонда РФ» 2007 г. для создания классификационных схем к архивным каталогам. Описание документов при каталогизации. Дифференцированный подход к описанию. Приемы подокументного, поединичного и группового описания. Особенности описания в зависимости от вида каталога. Методика определения индексов по схеме единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов.

Каталог в составе электронных справочных средств архива. Учет работы по каталогизации в архиве и периодические проверки (ревизии) каталогов. Учет использования каталогов.

Фондовые каталоги. Центральный фондовый каталог (ЦФК): его построение. Порядок ведения фондовых каталогов. Централизованный учет документов на базе ЦФК. Разработка АСНТИ по документам ГАФ СССР (1970-80-е гг.) и ее значение. Условия использования информационно-поисковых систем (картотек, каталогов), создаваемых в канцеляриях учреждений и ведомственных архивах в качестве составных частей НСА государственных архивов.

Теория и практика составления путеводителей. Понятие о путеводителях. Схемы построения путеводителей по фондам архива (архивов) и условия их применения. Группировка характеристик фондов в разделах схемы путеводителя. Характерные особенности и функции путеводителей. Их место в системе научно-справочного аппарата архива и системе НСА к документам АФ РФ. Виды путеводителей. Общая характеристика справочников типа путеводителей, созданных в отечественном архивоведении. Тематические путеводители. Характеристика документов в тематическом путеводителе. Особенности методики составления тематических путеводителей. Путеводитель в составе электронных справочных средств архива. Справочный аппарат к путеводителям.

Разработка методики составления обзоров в отечественном архивоведении. Эволюция взглядов на задачи и функции обзоров в системе НСА архивов. Виды обзоров документов и их функции в системе НСА. Понятие об обзорах архивных документов. Особенности обзоров фондов и тематических обзоров. Основные черты сходства и различия между ними. Определение объекта описания и построение схемы характеристики документа в обзоре. Схемы классификации документной информации в обзорах и их применение. Группировка сведений о документах в пределах основных делений схемы. Методика описания, источниковедческая характеристика документов и подготовка обзоров к изданию. Описание документов в обзорах. Дифференцированный подход к составлению аннотаций. Индивидуальные и групповые аннотации. Обобщение информации. Состав поисковых данных, их назначение. Справочный аппарат к обзорам.

Указатели (архивные справочники) к документам фонда (фондов). Понятие об указателях к документам. Их назначение в системе НСА архивов и взаимодействие с каталогами и описями. Виды и разновидности указателей (архивных справочников). Зависимость выбора вида и формы указателя от состава и содержания архивного справочника. Методика составления именного, географического, предметного и других указателей. Организация работы по составлению указателей. Особенности составления библиографии, примечаний, терминологических словарей и переводных таблиц к архивным справочникам.

Семинар 10. Научно-справочный аппарат к архивным документам. 2 час.