4.1. Путеводители

Путеводитель по архиву — это архивный справочник, пред­ставляющий собой систематизированный перечень архивных фондов с их характеристиками, создаваемый с целью информи­рования учреждений, организаций, исследователей о докумен­тах, хранящихся в конкретном архиве, а также использования его как пособия при работе с документами в архиве. В практике работы архивов получили распространениекраткие справоч­ники по фондам архива. В них широко применяются суммарные характеристики документов по группам однородных фондов. В справочных данных указываются крайние даты и объем документальных материалов. Большинство путеводителей построено по производственно-отраслевой схеме (документы группируются с учетом отраслей экономики, культуры, науки и т.п.). Если архивы представлены материалами дореволюционного, советского или современного периодов, то это деление Сказывается в путеводителях. При наличии в архиве фондов личного происхождения их выделяют в самостоятельные раз-делы в конце путеводителя по алфавиту, в порядке значимости или в хронологическом порядке.

Индивидуальные характеристики архивного фонда, содер­жавшиеся в различного рода путеводителях, состоят из названия фонда; справочных данных о фонде; краткой исторической справки о фондообразователе; библиографической справки, в которой указываются печатные издания, освещающие исто-рию фондообразователя и фонда, публикации документов фонда и крупнейшие исследовательские работы; аннотации. Название фонда приводится полное, в скобках также указы­вается официально принятое сокращение. В названии фонда личного происхождения указываются фамилия фондообра­зователя, инициалы (полное имя и отчество даются в начале исторической справки). Для лиц, известных под псевдонима-ми, в названии фонда указывается псевдоним, а фамилия — в исторической справке.

Данные о фонде приводятся после названия архивного фон- да. В их состав входят номер фонда, его объем, крайние даты,

сведения о наличии НСА — описей, каталогов, обзоров и т.д. Нередко в фонде имеются документы, выходящие за пределы хронологических границ фондообразователя, что особенно относится к фондам личного происхождения. Это связано как fс наличием у фондообразователя материалов, относящихся к его родословной, так и с особенностями комплектования фон­дов личного происхождения, допускающих включение в состав фонда статей, документов о самом фондообразователе.

Историческая справка о фондообразователе и фонде составля ется в краткой форме. В ней указываются конкретные сведения о фондообразователе: даты возникновения, реорганизации или ликвидации, переименовании — для учреждения; фамилия,имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни —для фондов личного происхождения.

Аннотация документов фонда в максимально сжатом виде и с наибольшей полнотой раскрывает состав и содержание фон­да. Не аннотируются документы вышестоящих учреждений, если они не имеют прямого отношения к фондообразователю. Хозяйственные документы, финансовая отчетность, материалы по личному составу, как правило, также не аннотируются. Од­ним из возможных вариантов построения аннотаций является группировка информации по видам документов (постановле- ния, приказы, отчеты и т.д.).