4.2. Списки и указатели фондов

Состав фондов, находящийся на хранении, постоянно из­меняется, поэтому все изменения фиксируются в списке фон­дов, в котором фонды располагаются в возрастающем порядке присвоенных им номеров (подробнее см. 3.2).

Указатель фондов — это архивный справочник, представля­ющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наи­менований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Поиски необходимых мате­риалов по описям могут быть значительно облегчены разного рода вспомогательными указателями. Многие современные описи снабжены именными, географическими или предметно-тематическими указателями. Частью они входят в состав самих описей, частью существуют отдельно от них. Номера единиц хранения, указанные в этих указателях, могут быть к настояще­му времени уже недействующими (замененными новыми), но поскольку старые номера обычно также указаны в описях, это не лишает указатели их действенности и значения. Указатели могут быть как краткими, включающими лишь предметное (алфавитное) слово и указание на номер соответствующей единицы хранения, так и содержащими заголовки целиком с выделением на первое место алфавитного слова (если заго­ловок включает несколько алфавитных слов, он приводится в таком указателе несколько раз). Указатели второго типа дела­ют излишним обращение к самой описи. Ссылки на материалы в указателях даются или непосредственно в алфавите предмет­ных слов, или (реже)'бывают предварительно сгруппированы по тематике (алфавитно-систематические указатели). Пред­метные слова в указателях обычно систематизированы лишь по первой букве, а затем расположены в порядке дат заведения единиц хранения. В то же время при пользовании алфавитными указателями следует принимать во внимание особенности на­писания некоторых словвпрежнее время, например: Петербург будет вынесен на букву «С» — Санкт-Петербург.

Ценным справочным пособием к архивным материалам могут служить указатели к отдельным документам. Особенно велико их значение по отношению к нарядам — подборкам документов одного вида, собранных за определенный хроно­логический период (приказам, циркулярам и т. п.). Содержание нарядов в описях обычно не раскрывается (указываются лишь вид документов, автор или адресат и хронологические рамки материалов), поэтому указатели — единственное справочное пособие тематического характера к документам, объединенным в наряды. Иногда такие указатели включаются в описи, иногда они входят в состав самих единиц хранения. Указатели в архиве организации могутбыть межфондовыми и внутрифондовыми; по форме представления — электронны-ми, листовыми или карточными; по структуре рубрик —глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотирован­ными (предметные понятия сопровождаются пояснениями); по группировке понятий внутри указателей — алфавитными, систематическими, хронологическими. Указатели могут со­ставляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения). Указатели бывают именные, географические, предметные. Понятиями вименном указателе служат фамилии, имена, псев­донимы, прозвища и другие наименования лиц. Эти указатели могут бытьи глухими, и развернутыми. Предметами вгеографи­ческим указателе являются названия стран, городов, областей, гop, морей и т.д. Географические названия располагаются в алфавитном порядке. Такой указатель может быть только раз­вернутой формы.Предметные указатели, как правило, бывают развернутые и понятиями в них служат предметы (исторические факты, явления, названия учреждений). Специфика такого ука­зателя состоит в отборе понятий, которые имеют существенное значение для освещения содержания материалов фондов.

4.3. Описи и реестр описи

IОпись ~ это перечень единиц хранения с самостоятельной порядковой нумерацией. Обычно описи составляются в двух экземплярах: один из них является неприкосновенным, другой предназначается для использования. В архивах описи хранятся в отделах (группах) учета и располагаются по порядку номеров фондов, а в пределах каждого фонда — по порядку номеров описей. На основании описи определяется архивный шифр

дела, представляющий собой совокупность сведений о его местонахождении: сокращенное обозначение архива, номера фонда, описи, дела (см. 2.2). Описи выполняют несколько

: основных функций:

1) закрепление систематизации единиц хранения фонда путем присвоения каждому делу индивидуального номера по описи (если дело состоит из нескольких томов, то каждый из

томов записывается под отдельным номером);

2) учет и обеспечение сохранности документов (запись в учетные документы, проверка наличия и состояния дел проводится на основании описей; поиск дела в хранилище и под­кладка на место производится по шифру, присвоенному делу, согласно описи);

3) раскрытие состава и содержания конкретного комплекса документов в заголовках дел.

Таким образом, опись является одновременно и учетные документом, и справочником по содержанию документов.

Существуют так называемые внутренние описи, которые необходимы для обеспечения сохранности наиболее ценных документов в делах. Во внутренних описях перечисляются все документы дела с указанием их делопроизводственных номеров, заголовков, дат и номеров листов. Внутренняя опись помещает­ся в начале дела и заверяется составителем. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. В заверительной надписи дела листы внутренней описи указываются через знак «+». Например: «вделе № 25 пронумеровано 230 (двести трид­цать) листов с № 1 по № 230 + 3 листа внутренней описи».

Описи должны составляться ежегодно на материалы пред­шествующего года после экспертизы ценности документов как результат отбора их на постоянное и временное хранение. После определения ценности каждого дела проводится оформление дел, затем определяется, какие описи надо составить и на какие группы материалов. Иногда параллельно составляются описи на три группы дел постоянного хранения (надела общего делопро­изводства, на специальную документацию, на дела по личному составу) и на три группы дел временного хранения — свыше 10 лет (такие же группы). На дела временного хранения (до 10 лет) разрешается не составлять описи, а пользоваться специально оформленным экземпляром номенклатуры дел. В ряде учреж­дений для удобства пользования составляют описи и на дела 10-летнего срока хранения. Опись составляется до тех пор, пока числодел, занесенных в опись, достигнет четырехзначной циф­ры. В небольших учреждениях используют годовой раздел описи, при которой нумерация дел ведется последовательно из года в год до тех пор, пока не достигнет четырехзначной цифры.

Опись должна содержать заглавный лист, оглавление, предисловие, список сокращенных слов, итоговую запись, указатели, переводные таблицы шрифтов (если опись пересо­ставлялась). Дела вносятся в опись в том порядке, в каком они систематизированы. Единицы хранения всегда систематизи­руются в хронологическом порядке. В делах, состоящих из не­скольких томов, каждому тому присваивается самостоятельный порядковый номер по описи. Заголовок дела не сокращается и вносится в опись полностью.

Совокупность элементов описания каждого дела в описи Называется описательной статьей. Она включает в себя следу­ющие информационные характеристики: порядковый номер дела по описи; индекс дела по номенклатуре; заголовок дела и сопровождающие его сведения (при наличии) о внешних особенностях, подлинности документов, способе воспроизве­дения, а также аннотацию наиболее ценных документов дела; дату или крайние даты дела; количество листов. Особая графа описи отводится для примечаний. В описях на материалы долговременного хранения имеется отдельная графа, где ука­зывается срок хранения документов дела. При наличии вархиве большого количества описей также может вестисьреестр опи-сей, в котором указываются: номера по порядку; номер фонда, описи; название описи; крайние годы материалов, внесенных в опись; количество дел; количество листов в описи; количество экземпляров описи; отметка о выбытии; примечание. Опись очень важна для учета архивных материалов. Особое значение имеютитоговые записи, которые делаются в кон-це каждой описи и содержат сведения о количестве дел, вне­сенных в опись, и их номерах; дате, должности и фамилии составителя описи, а также фиксируют пропущенные номера дел. Если опись состоит из нескольких томов, то итоговые за-писи делаются в конце каждого тома. Если опись составлена в делопроизводстве учреждения-фондообразователя, то она заканчиваетсязаверительной надписью-листом, в котором ука­зывается количество дел, общее количество листовописи, годы начала и окончания описи. Заверительный лист подписывается лицом, ответственным за делопроизводство, и удостоверяется Печатью учреждения. Количество дел в итоговой и заверитель­ной надписях указывается цифрами и прописью.

Следует заметить, что выявление материалов по описям требует от исследователя знания темы. Необходимо обладать известным минимумом фактов, которые могли бы облегчить работу с описями и сделать выявление документального мате­риала исчерпывающим. Поэтому полезно сочетать работу над справочными пособиями с просмотром самих выявленных материалов, что может дать или прямые указания на наличие еще не обнаруженныхдокументов, или целый ряд дополнитель­ных сведений, которые окажутся полезными при дальнейшем Просмотре описей: о круге учреждений, занимавшихся рас­смотрением данного вопроса, дате его рассмотрения, лицах, с ним связанных. Для быстрого поиска необходимых докумен­тов в архиве создаются каталоги.