4.5. Тематические обзоры документальных материалов

Видами обзора в архиве являются обзор фонда и темати­ческий обзор. Обзор фонда — это архивный справочник, пред­ставляющий собой систематизированное описание документов архивного фонда и характеризующий историю его создания. Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда.Тематические обзоры — это ар­хивные справочники, в которых указанная информация дается применительно к составу и содержанию документов по одной определенной теме. Тематические обзоры обычно посвящены материалам по наиболее важным темам и снабжены примера­ми, иногда с цитированием текста документа. Темы объеди­няются по вопросному, хронологическому, географическому или другому признаку. Объектом описания является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, еди­ница учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме.

Тематический обзор состоит из введения, характеристики архивного материала и справочного аппарата. Во введении указывается цель его составления, излагается история соот­ветствующих учреждений и объясняется порядок построения обзора. Даже если обзор составляется по материалам одного архива, в обзоре могут приводиться сведения о наличии до­кументальных материалах по данной теме в других архивах. Если обзор составляется по конкретной теме, но его содержа­ние охватывает значительную территорию, систематизация в обзоре может производиться и по географическому при­знаку.Характеристика документов дается в виде логически последовательной информации об их составе и содержании, указываются их точные поисковые данные. Включаемые в ха­рактеристику сведения об отдельных событиях, исторических фактах и т.п. систематизируются в соответствии с планом по­строения обзора.

Составление обзоров можно рекомендовать к архивным материалам, имеющим наиболее актуальное значение. Об­зоры рекомендуют составлять к достаточно крупным, но малоизученным фондам. Кроме того, обзоры полезны, если в фонде находится большое количество дел с однотипными заголовками или сложным содержанием, смысл которого не передает заголовок.