4.4. Каталоги

Каталог — это архивный справочник, представляющий со­бой систематизированное описание содержания документов. Каталоги, как правило, представляют собой картотеки. В них объектом описания являются отдельные документы, единицы хранения, целые группы единиц хранения, а сведения о мате­риалах группируются по определенной теме. Каталоги охваты­вают не все хранящиеся в архиве материалы, а лишь наиболее важную их часть. Не обнаружив в каталоге интересующих ма­териалов, исследователь не вправе делать вывод об отсутствии их в архиве вообще, так как они могли и не войти в каталог или не получить отражения в заголовке. Обнаружение по каталогу хотя бы части материалов даст дополнительные указания на фонды, в которых они содержатся, а в процессе изучения этих материалов позволит установить ряд фактических данных, ко­торые могут облегчить выявление материалов по описям. На каталожной карточке может быть описано содержание одного документа или его части, группы документов из одного дела и дела целиком и даже группы дел, если они сформированы по одному вопросу. В верхней части карточки даются классифи­кационные сведения: индекс классификационного деления, наименование рубрики и подрубрики, обозначение даты и места события. Центральное место занимают информацион­ные сведения (описание содержания). Ниже идут поисковые сведения: название архива, название фонда (иногда название и структурной части); далее указывается архивный шифр до­кумента (документов): номер фонда, номер описи, номер дела (номера дел) и номер листа (номера листов). В самой нижней части карточки помещаются внешние сведения: языкдокумен-та, способ воспроизведения и контрольные сведения: фамилия составителя и дата составления.

По способу описания содержания документов каталоги принципиально отличаются от описей. Опись отражает органи­зацию фонда (части фонда), и поединичное описание дел про­водится втой же последовательности, в которой хранятся дела. Этим обеспечивается единство учета и хранения документов. Для каталогов характерна фуппировка сведений издокументов по темам, предметам и другим понятиям соответственно схеме классификации и совершенно независимо от системы их хра­нения, чем обеспечивается быстрое выявление документов. Ка­талоги разделяются на предметно-тематические, геофафиче-ские, хронологические, именные. По принципам группировки (систематизации) карточек каталоги могут быть алфавитными и систематическими (подробнее см. 3.5). Созданию каталогов предшествует разработка определения комплекса понятий В принципа их расположения. Это происходит путем деления обших понятий на частные. Тематическая разработка фондов проводится путем просмотра всех или специально отмеченных единиц хранения. Для тематической разработки берутся наи­более важные, часто используемые фонды. Можно рекомендовать следующий порядок пользования Каталогом архивных материалов. Прежде всего, необходимо выяснить, какие фонды и по каким вопросам охватываются каталогом. Затем, ознакомившись со схемой построения ката-лога, обычно имеющейся в архиве, следует наметить те его раз­делы, которые могут содержать интересующие материалы. При этом необходимо иметь в виду, что, систематизируя карточки, архивист-каталогизатор, как правило, не располагает другими сведениями о материалах, кроме вынесенных на каталожную карточку. Это придает его работе в известном смысле формаль­ный характер. Например, вводя в каталог карточку на материа-лы о деятельности акционерного общества «Урожай», он может и не поместить ее в раздел о монополиях, поскольку на карточке не указано, что «Урожай» — монополистическое объединение в области сельскохозяйственного машиностроения. По этой же причине в каталоге вообще может отсутствовать такой раздел. Все это делает необходимым при неудачных поисках по катало­гу и желательным, если даже материалы по теме обнаружены, последующее обращение к описям. Обнаружение по каталогу хотя бы части материалов даст дополнительные указания на фонды, в которых они содержатся, а в процессе изучения этих материалов позволит установить ряд фактических данных, которые могут облегчить выявление материалов по описям. Об­ращение к каталогу целесообразно, если необходимые фонды слишком многочисленны или неизвестны.

Часть описей, обзоров, указателей и описаний издана. Опубликованные справочные пособия кархивным документам дают возможность исследователю заблаговременно, еще до посещения архива, познакомиться с общим составом материалов и правильно наметить план последующей работы в архиве.