2.4. Архивные коллекции

Архивной коллекцией называется совокупностьотдельных документов и дел, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей (организаций или лиц), объ­единенных по тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому или какому-либо иному признаку, например «Мемуары», «Документы участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.».

Признаки группировки документов могут сочетаться между собой. Выбор того или иного признака зависит от специфи­ки документов и целей образований коллекции. В основе некоторых коллекций лежитпринцип происхождения; такие коллекции сложились в процессе деятельности организации или лица. Основой образования других коллекций являетсяпринцип логической связи, т.е. комплексы собраны искусствен­но. В отличие от архивных фондов для архивных коллекций характерно преобладание не исторических,а логических связей . Обычно коллекции поступают в архив в виде уже сложившихся документальных комплексов или создаются из отдельных разрозненных документов, которых слишком мало для того, чтобы организовать из них самостоятельные архивные фонды.

Объединенный архивный фонд создается в государственном архиве исходя из требований целесообразности для облегчения пользования документами и упрощения учета, так как наличие архивных коллекций уменьшает количество фондов, преимущественно мелких. Объединение фонда проводится на основе нескольких признаков, объединяющих материалы, после тщательного изучения документов. В первую очередь применяются признаки общности функций, административ­но-территориальной принадлежности (одного района, города, области и т.п.), принадлежности к одной отрасли экономики.

Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо част­ным лицом и поступить в таком виде в архив (коллекции древних рукописей, автографов, нотных рукописей и т.п.). В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) по кото­рому объединяются документы.

Ра и ювидностью архивной коллекции является персональное собрание — коллекция, состоящая из автографов и других до­кументов какого-либо выдающегося деятеля, а также из мате­риалов о нем, независимо от их происхождения.

Объем коллекций исчисляется количеством единиц хране­ния. Каждая коллекция учитывается как отдельный фонд.