Тема 4. Научно-справочный аппарат архивов

В целях правильной организации использования доку­ментальных материалов в архиве создается комплекс посо­бий — научно-справочный аппарат (НСА). Комплекс учетных документов, архивных справочников, методических пособий и справочной литературы обеспечивает учет документов архива, их научную организацию, раскрытие их состава и со­держания для облегчения их использования, а также возмож­ность быстрого отыскания требуемых материалов в хранили­ще. Система НСА предусматривает обеспечение отыскания документов и документной информации в пределах фонда, архива, Государственного Архивного фонда в целом. Создание архивных справочных пособий в основном осуществляется в связи с научно-технической обработкой документальных ма­териалов. Как указано выше, к научно-справочному аппарату относятся путеводители, описи, каталоги, указатели фондов, тематические обзоры, научно-справочные пособия. Основ­ным архивным справочником являетсяопись, так как на нее опираются все остальные справочники и учетные документы: во всех справочниках даются или шифры единиц хранения, присвоенные им согласно описи, или номера самих описей.

Начинать работу со справочными пособиями к архивным материалам необходимо с общего ознакомления с их системой вданном архиве и поданному фонду для определения наиболее целесообразного и экономичного плана работы. Если имеется несколько видов справочных пособий, то работу следует начи­нать с наиболее совершенных, так как они позволят быстрее обнаружить материалы по теме исследования. При наличии в архиве тематического каталога правильнее обратиться к нему в первую очередь. По своим особенностям тематическим каталог наиболее удобен при выявлении материалов по срав­нительно узкой теме, связанной с деятельностью нескольких фондообразователей. По широкой теме, особенно связанной с материалами одного фонда, целесообразнее вести поиски материалов, пользуясь описями. Выявление материалов по описям требует, чтобы исследователь был ориентирован в теме, обладал известным минимумом фактов, которые могли бы облегчить работу с описями и сделать выявление исчерпывающим. Наи-болeeобщими научно-справочными пособиями являются путеводитель исписок фондов. Выяснив название и номер не-обходимого ему фонда, исследователь получает возможность по реестру описей (или по листу фонда) выбрать нужную опись и приступить к ее просмотру. Пользование описью может быть облегчено вспомогательными указателями к ней, а также кса-мим материалам, включенным вопись (например, к нарядам). Таков основной ряд справочных пособий, в котором каждый предыдущий справочник сообщает все необходимые сведения для пользования последующим, обеспечивая в конечном итоге вхождение необходимых архивных документов. Каталоги и тематические обзоры — другой, параллельный, ряд справочных пособий, позволяющий вести разыскания до­кументов, минуя ряд «путеводитель — опись». Практически же исследователю приходится пользоваться всей системой спра­вочных пособий. Полезно сочетать работу над справочными пособиями с просмотром самих выявленных материалов. Это может дать или прямые указания на наличие еще не обнару-женныхдокументов, или целый ряд дополнительных сведений, которые окажутся полезными при дальнейшем просмотре опи­сей. В целях более полного выявления архивных материалов следует практиковать «перекрестное» использование разных видов справочных пособий.

Каждый тип справочника имеет присущий именно ему способ подачи информации. Так, в описи мы встречаемся с чет­кими и сжатыми заголовками на единицы хранения (дела), с прибавлением в необходимых случаях аннотаций отдельных, особо важных документов. В каталогах объектом описания является не дело, а конкретный вопрос, сведения о котором содержатся в отдельном документе или его части, группе до­кументов, отдельном деле, группе дел. На каталожную карточку записывается обобщенный заголовок группы документов, по­строенный так же, как и заголовок дела в описи. Несмотря на сходство формы заголовка в описи и на каталожной карточке, объем информации описательных статей различен, так как различен объект описания. В обзорах сущность вопроса или события излагается в повествовательной форме, затем перечис­ляются виды документов с указанием хронологических рамок и характера содержащейся в них информации. Далее перечис­ляются архивные шифры всех документов по этому вопросу. Затем так же освещается следующий вопрос. Эта часть обзора называется характеристикой документов. К обзору обязательно составляется вспомогательный справочный аппарат.

Значительная часть архивов учреждений, организаций, предприятий (особенно небольших) располагает ограниченным составом научно-справочного аппарата. Во многих из них един­ственным архивным справочником являются описи. Но если составление обзоров под силу только крупному ведомственно­му архиву, то карточные каталоги на основе регистрационных карточек должны быть и в небольших архивах, так как они облегчают поиск документной информации. Правилами пред­усматривается передача в архив учреждения вместе с делами и регистрационных карточек. Работникам делопроизводства следует твердо усвоить, что и регистрационным карточкам на исполнение запросов, и контрольным карточкам на приказы и другие распорядительные документы, в которых выписаны вопросы, предстоит еще долго служить справочным целям. Поэтому все картотеки надо передавать в архив учреждения в должном порядке. Разделение массива карточек на две части (карточки на документы постоянного хранения и карточки на документы временного хранения) возложено на делопроиз­водственный персонал. В учреждениях, куда поступает значи­тельное количество предложений, заявлений и жалоб граждан обычно заводят отдельную карточку.

Важно отметить, что каждый тип справочника и каждый учетный документ имеют свое назначение. При этом они не дублируют, а дополняют друг друга.