Введение

Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации — исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

Государственные архивы ¹ — это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

Обеспечивая вечное хранение и использование Архивного фонда Российской Федерации — общенационального историко-культурного достояния, — государственные архивы вносят свой вклад в развитие федерализма в России, создание гражданского общества, укрепление правового государства, в формирование демократического облика страны на международной арене.

В своей деятельности государственные архивы руководствуются законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Главный нормативно-методический документ, определяющий деятельность государственных архивов, — Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации.

До последнего времени государственные архивы руководствовались Основными правилами работы государственных архивов СССР, принятыми в 1983 г. Кардинальные социально-политические изменения в стране, развитие научно-технического прогресса и устаревание отдельных положений этих Правил обусловили необходимость создания новой редакции Основных правил работы государственных архивов.

Настоящие Правила работы государственных архивов подготовлены на основе переработки ранее действовавших нормативно-методических документов с учетом накопленного в последнее десятилетие опыта работы архивной службы в новых условиях, в том числе опыта применения современных технических средств и информационных технологий и международной архивной практики.

При этом была поставлена задача сохранения традиций и преемственности с основными теоретическими положениями отечественного архивоведения и архивного дела.

В новых Правилах сохранены традиция и преемственность с методикой и технологиями выполнения основных работ с архивными документами. Выполнение требований настоящих Правил не влечет за собой необходимости переделки сделанного государственными архивами и проведения повторных работ в области фондирования, учета, экспертизы ценности, описания архивных документов и фондов. Одновременно Правила, синтезируя опыт отечественного архивного дела, закрепляют приемлемые для всех государственных архивов России унифицированные положения и нормы, обеспечивающие единство архивного дела в Российской Федерации в соответствии с современными реалиями.

Основные отличия настоящих Правил от предшествующих заключаются в следующем.

В Правилах раскрывается современная правовая база деятельности государственных архивов, учтено наличие различных форм собственности на архивные документы, влияющие на процессы их организации и работы с ними. Усилен универсальный характер Правил — их требования в части общих для государственных архивов норм рассчитаны на государственные архивы различного объема, состава и профиля, в том числе на архивы, хранящие аудиовизуальную и научно-техническую документацию.

Правила, в соответствии с существующим законодательством, не распространяются на муниципальные архивы и другие хранилища, осуществляющие хранение документов муниципальной собственности, и могут быть лишь рекомендованы для использования ими.

Вместе с тем, применительно к работе специализированных кинофотофоноархивов, а также архивов научно-технической документации, продолжают действовать “Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами” (М., 1980), которые более глубоко и детально раскрывают особенности технологических процессов работы с аудиовизуальными документами. По этой же причине готовятся новые Правила работы государственных архивов с научно-технической документацией, которые будут дополнять Основные правила.

Правила впервые излагают некоторые виды работ с машиночитаемой (электронной) документацией, являющейся новым объектом деятельности государственных архивов. Отсутствие достаточного опыта работы с нею ограничило изложение таких норм вынужденным минимумом.

В отличие от правил 1983 г. новые Правила не содержат изложения вопросов классификации документов Архивного фонда Российской Федерации, так как существовавшая ранее классификация архивных документов основывалась на идеологических постулатах деления архивных фондов на советскую и досоветскую эпохи и на имеющие общесоюзное, республиканское и местное значение, что не соответствует современным реалиям. Поэтому понятие классификации заменено на понятие организации документов Архивного фонда Российской Федерации. Излагается организация архивных фондов в пределах Архивного фонда Российской Федерации в зависимости от форм собственности на них, от видов носителей, способов и техники закрепления информации, и организация архивных фондов в государственных архивах в зависимости от степени их ценности и доступа к ним.

В Правилах по-новому трактуются вопросы категорирования архивных фондов, которое в прежнем виде зачастую носило идеологизированный и конъюнктурный характер. Правила на основе более объективных критериев исходят из того, что все документы Архивного фонда Российской Федерации по определению являются ценными, и в них выделяются категории особо ценных и уникальных документов. Архивы вправе проводить другое категорирование архивных фондов по своему усмотрению, если это удобно им для установления очередности архивных работ или по другим причинам.

Особенностями Правил являются также:

• четкая дифференциация во всех разделах норм и требований по отношению к документам, относящимся к различным формам собственности;

• изложение в большинстве разделов Правил положений, относящихся к возможностям информатизации архивных работ;

• значительное усиление внимания к вопросам физико-химичес- кой сохранности документов и сохранению архивной информации, содержащейся в них.

Правила состоят из восьми разделов.

Первый раздел является вводным; его главная цель — изложить общие положения, правовую базу для профессиональной работы государственных архивов с архивными документами, а также раскрыть существующую типологию архивов. Принципиально важными и новыми моментами являются изложение роли архивов как части информационных ресурсов государства и тесно связанных с этой ролью вопросов информационной безопасности по отношению к архивам.

Второй раздел посвящен изложению вопросов организации и фондирования документов. В разделе подчеркивается сохранение теоретических положений отечественного архивоведения о фондировании документов; закреплена (перефондирование допускается лишь в исключительных случаях при обнаружении грубых ошибок фондирования) осуществленная ранее работа по формированию архивных фондов и коллекций, поэтому не повторяются нормы, относящиеся к фондированию документов исторического и советского периодов; изложены основные требования к фондированию документов современных организаций в зависимости от новых государственно-правовых и социально-экономических реалий.

В третьем разделе Правил — “Организация работы архива” впервые собраны и с учетом современных условий изложены все основные положения, нормы и требования, относящиеся к общим вопросам организации внутренней работы государственного архива — управления им, планирования и отчетности, организации трудовых процессов, работы с кадрами. Новыми являются положения о выполнении государственным архивом платных работ и услуг; правовой защите информационных продуктов архивов; изложение организационных вопросов применения информационных технологий; впервые введены в Правила принятые международным сообществом архивов вопросы профессиональной этики.

В четвертом разделе усилены положения, относящиеся к контролю за техническим и физико-химическим состоянием документов; более детально изложены вопросы выдачи документов из хранилища и контроля за их сохранностью. В раздел внесены новые положения, относящиеся к страховой оценке и страхованию документов, вывозу их за рубеж; о выявлении уникальных документов для включения их в Государственный реестр уникальных документов; о передаче страховых копий на специальное хранение; отражены вопросы обеспечения сохранности документов в чрезвычайных ситуациях.

В пятом разделе новыми являются положения, относящиеся к учету уникальных документов, а также рассекреченных документов; более полно раскрыты особенности учета копий на правах подлинников, документов личного происхождения, по личному составу, принятых на временное хранение; изложены основные требования к ведению учетных баз данных; более обстоятельно освещены вопросы хранения и учета копий фонда пользования.

Раздел шестой, посвященный вопросам комплектования и экспертизы ценности документов, также основан на анализе современных реалий — с учетом действующего законодательства определены правовые основы приема документов негосударственной собственности, в том числе приема на временное и депозитарное хранение, вопросы приема документов от ликвидированных организаций; изложены вопросы комплектования архива в процессе инициативного документирования, а также комплектования документами зарубежной архивной россики. Новыми являются положения, относящиеся к взаимоотношениям государственных архивов и негосударственных организаций. При изложении вопросов экспертизы ценности документов раскрыта роль государственных архивов в отнесении документов к составу государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации.

Седьмой раздел Правил — “Описание архивных документов и научно-справочный аппарат к документам архива” — впервые изложен с учетом принятого МСА международного стандарта по описанию архивной документации (Общий международный стандарт архивного описания ISADCG), и содержит принципы многоуровневого описания. Построение и некоторые формулировки раздела не традиционны, но следует подчеркнуть, что эта нетрадиционность не содержит требования переделки существующих в архивах описаний и научно-справочного аппарата; в то же время его совершенствование на базе новых компьютерных информационных технологий будет более успешным с позиций, изложенных в разделе. Менее подробно, чем это было раньше, изложены традиционные формы НСА, так как в этом отношении сохраняют действие апробированные методики ранее изданных правил и инструкций, к которым в случае необходимости следует обращаться.

В последнем, восьмом разделе Правил новыми положениями являются вопросы рассекречивания архивных документов, исполнения запросов, поступающих из-за рубежа и выдачи архивных справок за рубеж. Определен порядок обеспечения доступа пользователей к документам; детально изложены вопросы, связанные с копированием документов по запросам пользователей. В разделе усилены положения, относящиеся к юридическому оформлению информационных документов архива. Более кратко изложены вопросы работы читальных залов архивов, так как действуют утвержденные в 1998 г. “Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации”.

К Правилам приложены формы документации, необходимой в деятельности государственных архивов, как внедренные ранее, так и ряд новых или переработанных (акт страховой оценки архивных документов, акт приема-передачи страховых копий, акт приема документов личного происхождения и др.). В приложение не включены некоторые формы, прочно вошедшие в практику работы архивов (каталожная карточка и некоторые другие). Переработка документов, составленных по ранее действовавшим формам, не требуется.

В Правилах не раскрываются методика и технология различных архивных работ, место которым в учебных и научно-методических пособиях, рекомендациях и инструкциях, а излагаются основные требования нормативного характера. Как правило, эти требования имеют трех- или четырехзначные индексы, под каждым из которых изложено одно логическое понятие, положение. Встречающиеся в начале отдельных разделов и подразделов тексты, не имеющие самостоятельных индексов, не содержат нормативных требований, представляя собой положения разъяснительного характера или дефиниции.

Правила не отменяют инструкций и методических пособий, перечисленных в приложенном Списке методической литературы; предполагают подготовку в будущем ряда нормативно-методических документов по вопросам, в настоящее время еще недостаточно разработанным. В Правила также не вошли вопросы, недостаточно теоретически и практически проработанные для того, чтобы стать общеобязательными нормами, — это, в частности, вопросы общей классификации документов Архивного фонда Российской Федерации, вопросы, связанные с интеллектуальной собственностью, многие аспекты работы с электронной документацией, а также с документацией негосударственных организаций, и некоторые другие, которые будут решаться по мере их проработки в отдельных нормативно-методических документах.

В Правилах применяется современная архивная терминология, употребляемая действующим архивным законодательством, предусмотренная Государственным стандартом Российской Федерации Р 51141–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, современными словарями архивной терминологии. В тексте Правил употребляется в качестве обобщающего понятия термин “документы”; употребляется понятие “дело” везде, где речь идет о документации на бумажной основе; в остальных случаях употребляется понятие “единица хранения”.

Применение “Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации” обязательно всеми государственными архивами (федеральными архивами, государственные архивами и центрами документации субъектов Российской Федерации и их филиалами, государственными архивами районов и городов).

Изложенные в настоящих Правилах требования также могут быть использованы в нормативно-методических документах архивов организаций, осуществляющих долговременное хранение отдельных комплексов государственной части Архивного фонда Российской Федерации (архивы Российской Академии наук, Министерства иностранных дел Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации и другие).

Правила были начаты разработкой в 1996 г. и прошли неоднократное апробирование в федеральных архивах и государственных архивах субъектов Российской Федерации.

Подготовка настоящих Правил осуществлена комиссией Федеральной архивной службы России в составе: Козлов В.П. (руководитель), Артизов А.Н., Банасюкевич В.Д., Бобылева Т.М., Елпатьевский А.В., Киселев И.Н., Ларин М.В., Наумов О.В., Павлова Т.Ф., Попова Е.Н., Тараканова Е.П., Шабанова Т.Е.

В подготовке отдельных разделов Правил принимали участие Аниканова Т.И., Бушмелева З.В., Владыкина В.А., Волкова И.В., Горбунов И.Ю., Жукова М.П., Козлов О.Ф., Ларина В.Г., Луначарский Е.Л., Медведева Г.А., Мещерина Т.А., Нежданова О.Ю., Пальшина Е.Е., Привалов В.Ф., Приютов А.В., Успенская В.Н., Устинов В.А., Химина Н.И., а также архивисты-эксперты из субъектов Российской Федерации.

Р

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ