3.3. Организация труда работников архива

3.3.1. Под организацией труда работников архива понимается подбор и рациональная расстановка кадров, эффективное использование материально-технических ресурсов, создание благоприятных условий для работников с целью сохранения их здоровья, повышения качества работ.

3.3.2. Подбор кадров, их расстановка и использование в архиве осуществляются в соответствии с его задачами и требованиями отраслевых и межотраслевых квалификационных характеристик по должностям. На основе структуры и штатного расписания архива определяется штатная расстановка работников по структурным подразделениям и участкам работы (функциональным группам), которая утверждается директором архива.

Подбор и расстановку кадров осуществляет руководство архива с участием руководителей структурных подразделений. При этом учитывается соответствие работников квалификационным требованиям, установленным в отраслевых и межотраслевых нормативных документах, принимаются во внимание их деловые и личные качества.

При приеме новых работников руководство архива в обязательном порядке знакомит их с соответствующими разделами и пунктами настоящих Правил и Этическим кодексом архивиста.

Для определения соответствия работников занимаемым должностям по результатам их деятельности, уровню квалификации и личным качествам периодически проводится их аттестация. Аттестационная комиссия создается приказом директора архива.

3.3.3. В целях совершенствования профессиональных навыков, повышения уровня знаний, овладения современными достижениями науки и техники проводятся мероприятия по повышению квалификации работников архива. Формы повышения квалификации (стажировка, курсы переподготовки, получение дополнительного образования и др.) определяются в плане работы архива на год.

3.3.4. Разделение и кооперация труда предусматривают разграничение деятельности работников и их группировку по характеру выполняемых функций, установление взаимосвязей между отдельными работниками и структурными подразделениями в едином процессе труда.

Разделение и кооперация труда в архиве закрепляются его структурой, положениями о структурных подразделениях, штатной расстановкой и должностными инструкциями.

Формой кооперации труда отдельных работников является создание временных трудовых коллективов. Временный трудовой коллектив создается для выполнения определенной работы (разработка научно-исследовательской темы, подготовка сборника, выставки документов, справочника, выполнение задания вышестоящего органа и др.). В состав временного трудового коллектива включаются работники различных структурных подразделений архива и, при необходимости, специалисты сторонних организаций. Состав временного трудового коллектива, условия его деятельности, в том числе финансирование, сроки и порядок выполнения работы, утверждаются приказом директора архива. Работа, выполняемая временным трудовым коллективом, отражается в плане работы архива на год и отчете о его выполнении.

3.3.5. В архиве применяется совмещение должностей и расширение зон обслуживания. Расширение зон обслуживания — это выполнение работником наряду со своей основной деятельностью дополнительного объема работ по своей должности. Совмещение должности — выполнение работником наряду со своей основной работой, дополнительной работы по другой должности, предусмотренной штатным расписанием архива. Совмещение должности или расширение зоны обслуживания не должно препятствовать выполнению работником его основных обязанностей.

Совмещение должности или расширение зоны обслуживания работника оформляется приказом директора архива.

3.3.6. В архиве применяются научно обоснованные нормы времени и выработки на основные виды работ и операций. Норма времени — это затрата времени на выполнение единицы работы работником соответствующей квалификации. Норма выработки — объем работы, который должен быть выполнен работником соответствующей квалификации в единицу времени при определенных организационно-технических условиях.

Нормы могут быть операционными, укрупненными и комплексными; по сферам применения — типовыми и местными.

Операционные нормы регламентируют одну рабочую операцию (нумерация листов или оформление ярлыков). Укрупненные нормы разрабатываются для нециклических видов работ и охватывают несколько операций (подготовка выставки, совещания и т.п.). Комплексные нормы устанавливаются на взаимосвязанные работы или цикл работ, предшествующих получению конечного результата (норма на подготовку сборника документов, справочника и др.).

Типовые нормы разрабатываются и утверждаются Федеральной архивной службой России применительно к усредненному технологическому процессу для всех категорий архивов.

Местные нормы разрабатываются конкретным архивом на основе типовых норм, классификационного перечня работ, выполняемых в архиве, данных о временных затратах, полученных путем хронометражных наблюдений, фотографии и самофотографии рабочего времени, данных учетных и отчетных документов и результатов проверок уровня выполнения норм. Местные нормы утверждаются директором архива. По мере необходимости, с изменением технологии и появлением новых видов работ, они могут дополняться и корректироваться.

3.3.7. Руководство архива обеспечивает благоприятные условия и охрану труда в архиве, в том числе рациональный режим труда и отдыха работников, организацию рабочих мест и их оснащение необходимыми материалами, оборудованием и оргтехникой, улучшение условий труда в рабочих помещениях (температура и влажность воздуха, степень шума, запыленность, освещение, удобное размещение рабочих мест) в соответствии с действующими нормативами, а также противопожарную безопасность и соблюдение правил пользования техническими средствами.

Работники архива проходят обязательный инструктаж по противопожарной безопасности и технике безопасности; порядок проведения инструктажа для различных категорий работников определен в ГОСТ 12.0.004–90.

Директор архива и коллектив работников могут заключать коллективный договор, содержащий обязательства сторон по установлению условий труда, занятости, социальных гарантий работникам архива.