4.6.4. Оформление выдачи документов

4.6.4.1. Документы из хранилища выдаются с письменного разрешения:

– директора или его заместителя: при выдаче особо ценных и уникальных документов; при передаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках; на реставрационно-профилактическую обработку, копирование;

– заведующего хранилищем (отделом обеспечения сохранности): при выдаче сотрудникам архива для работы в рабочих помещениях, пользователям в читальный зал.

Выдача документов из хранилищ регистрируется в книгах выдачи документов, копий фонда пользования (приложение № 19), которые ведутся раздельно по каждому хранилищу и виду выдачи.

4.6.4.2. Выдача документов в читальный зал оформляется заказами (требованиями) на выдачу документов, копий фонда пользования, описей (приложение № 20) и регистрируется в книге выдачи документов из хранилища в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала. Исполненные заказы (требования) пользователей направляются в читальный зал вместе с выданными документами и хранятся в личных делах пользователей.

4.6.4.3. Выдача документов работникам архива для использования в служебных целях оформляется заказами (требованиями) на выдачу документов, копий фонда пользования, описей (приложение № 20) и регистрируется в книге выдачи документов из хранилища в рабочие помещения, в которой расписывается получивший документы работник. Заказы (требования) работников архива визируются руководителем соответствующего подразделения в целях подтверждения необходимости получения этих документов для работы. Заказы (требования) работников архива находятся в хранилище до истечения срока их хранения.

4.6.4.4. Выдача документов в лабораторию архива оформляется заказами на проведение соответствующих работ (приложение № 21) ⁸ и регистрируется в книге выдачи документов в лабораторию, в которой расписывается работник лаборатории.

Заказы учитываются в лаборатории и в соответствующем подразделении архива и служат контрольным документом за ходом проведения всех этапов работы с документами.

4.6.4.5. Выдача документов организациям во временное пользование оформляется актами о выдаче документов во временное пользование (приложение № 22) и регистрируется в книге выдачи документов во временное пользование.

В графе “Примечание” акта о выдаче документов во временное пользование указываются особенности оформления и физического состояния документов.

Решение о выдаче документов организациям во временное пользование в зависимости от целей выдачи принимается при наличии:

– гарантийного письма;

– договора о проведении выставки и условиях экспонирования документов. Разрешение на выдачу во временное пользование документов, представляемых для экспонирования, оформляется приказом директора архива.

Уникальные документы, представляемые на выставки, а также все документы, отправляемые за границу, подлежат обязательному страхованию в установленном порядке (см. п. 4.8.1);

– договора о проведении работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, по улучшению физического состояния документов. Заключение договора на реставрацию документов допускается только со специализированными реставрационными организациями.