2.2. Организация документов в государственных архивах. Конспект лекций Историческая эвристика

6.1 Многоуровневое библиографическое описание составляют, в первую очередь, на такие многочастные документы, как многотомные документы, а также сериальные и другие продолжающиеся ресурсы.

6.3 Библиографическое описание сериальных и других продолжающихся ресурсов

6.3.2 Структура библиографического описания сериального документа

6.3.2.3 Перечень областей и элементов многоуровневого библиографического описания сериального документа Первый уровень

Второй и последующие уровни

Dinne, alcun la non vedesti? [Sound recording]

С. I–XXXVI, 1–12

Vol. 18, n 1 № 3/4

Примеры библиографических записей книги однотомные издания

Депонированные научные работы

Неопубликованные документы

Сериальные и другие продолжающиеся ресурсы

Изоиздания

Нотные издания

Картографические издания

Аудиоиздания

Видеоиздания

Электронные ресурсы

Составные части документов

Государственный стандарт российской федерации

Делопроизводство и архивное дело

Термины и определения

Издание официальное

2.2. Делопроизводство

Алфавитный указатель терминов на русском языке

Гост 7.60-90 Издание официальное государственный комитет ссср по управлению качеством продукции и стандартам

Общие понятия

1. Издание

2. Издательская продукция

42. Однотомное издание

95. Журнал

96. Бюллетень

105. Научно-популярный журнал

Информационные данные

Содержание

1 Область применения

2 Нормативные ссылки

3 Правила сокращения слов и словосочетаний

4 Применение сокращений слов и словосочетаний

5 Особые случаи сокращения слов и словосочетаний, часто встречающихся в библиографической записи

Издания. Международная стандартная нумерация сериальных изданий

Набор элементов данных международной системы данных сериальных изданий (обязательные элементы выделены полужирным шрифтом)

Реферат и аннотация общие требования

5.1 Структура реферата

5.2 Особенности текста реферата

5.3 Оформление и расположение текста реферата

Межгосударственный стандарт

2 Нормативные ссылки

3 Общие положения

4 Структура isbn

5 Расположение isbn в издании

Национальные центры isbn государств—членов снг

Индексирование документов Общие требования к систематизации и предметизации

1. Общие положения

2. Требования к ипя

2.1. Общие требования

2.2. Требования к классификационным ипя

2.3. Требования к предметизационным ипя

3. Технологические процессы и основные правила индексирования

3.1. Общие правила индексирования

3.2. Правила систематизации

3.3. Правила предметизации

Пояснения к терминам, применяемым в стандарте

1. Разработан и внесен Министерством культуры ссср

Межгосударственный стандарт

5.1 Элементы информационных изданий

5.2 Основная часть библиографического издания

5.3 Основная часть реферативного издания

5.4 Основная часть обзорного издания

5.5 Справочно-поисковый аппарат

5.6 Дополнительные сведения

5.7 Выходные сведения

Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации

Настоящий стандарт устанавливает единицы учета всех видов изданий, неопубликованных документов и кинофотофонодокументов, входящих в фонды библиотек и органов научно-технической информации (нти).

2.1. Книги и брошюры

2.2. Периодические издания

2.3. Продолжающиеся издания

2.9. Неопубликованные материалы

3.1. Кинодокументы

3.2. Фотодокументы

3.3. Фонодокументы

Информационные данные

1 Область применения

2 Нормативные ссылки

3 Требования к изложению текста карточки

4 Требования к оформлению карточки

Размеры и допуски карточки для каталогов и картотек

Межгосударственный стандарт

2 Общие понятия

3 Повреждение документа

4 Режим хранения документов

5 Стабилизация документа

6 Реставрация документа

7 Изготовление копии документа

8 Эксплуатационные свойства документа

Тестовые контрольные задания

15. На какие виды тиражируемых документов (из нижеперечисленных) распространяется международная стандартная нумерация книг (isbn)?

19. Когда было опубликовано первое «Военно-статистическое обозрение Российской империи» в 17-ти томах?

20. Когда в России впервые начинают выходить «Губернские ведомости» (Вначале – в 6-ти губерниях)?

21. В каких международных документах закреплены основные права и свободы личности в сфере культуры и информации?

23. Назовите первый браузер всемирной паутины:

23. Назовите сочетание популярных глобальных поисковых систем:

7. Когда были утверждены «Основы законодательства российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах»?

Раздел 2.Организация и фондирование документов Архивного фонда Российской Федерации

Раздел 3.Организация работы архива

Раздел 4.Обеспечение сохранности документов архива

Раздел 5.Учет документов в архиве

Раздел 6.Комплектование архива и экспертиза ценности документов

Раздел 7.Описание архивных документов и научно-справочный аппарат к документам архива

Раздел 8.Использование документов архива

Введение

1.1. Архивный фонд Российской Федерации

1.1.1. Архивный фонд Российской Федерации — составная часть национальных информационных ресурсов, историко-культурного наследия народов Российской Федерации

1.1.2. Правовой статус государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации

1.2. Архивный фонд и приравненные к нему совокупности архивных документов как общее учетно-классификационное понятие

1.3.2. Государственный архив как информационная система в структуре информационных ресурсов Российской Федерации

1.3.3. Правовая база деятельности государственного архива

1.3.4. Профиль архива

Раздел 2

2.1. Организация документов в пределах Архивного фонда Российской Федерации

2.1.1. Организация документов по формам собственности

2.2. Организация документов в государственных архивах

2.2.1. Организация документов по исторически и/или логически связанным совокупностям документов

2.2.2. Организация документов по степени их ценности

2.2.3. Организация документов по категориям доступа к ним

2.3. Фондирование архивных документов

2.3.1. Определение фондовой принадлежности документов и образование архивного фонда

2.3.2. Образование объединенного архивного фонда

2.3.3. Образование архивной коллекции

2.3.4. Определение границ архивного фонда

2.4. Организация документов в пределах архивного фонда

2.4.1. Общие положения

2.4.2. Схема систематизации документов в фонде

2.4.3. Группировка единиц хранения в соответствии с различными вариантами схемы систематизации архивного фонда

2.5. Нефондовая организация аудиовизуальных, машиночитаемых (электронных) документов

Раздел 3

3.1. Управление архивом

3.2. Планирование и отчетность архива

3.3. Организация труда работников архива

3.4. Выполнение платных работ и услуг. Маркетинг архивной информации

3.5. Научно-методическая работа архива

3.6. Организация применения информационных технологий в архиве

3.7. Организация работы архива с издательством

3.8. Правовая охрана информационных продуктов, созданных в архиве

3.9. Профессиональная этика архивиста

3.10. Ответственность работников архива за нарушение Основных правил работы государственных архивов

Раздел 4

4.1. Понятие обеспечения сохранности документов

4.2. Создание оптимальных условий хранения документов

4.2.1. Требования к зданиям и помещениям архива

4.2.2. Требования к хранилищам и нормативные режимы хранения

4.3. Размещение документов в хранилищах

4.3.1. Общие требования к размещению документов

4.3.2. Размещение документов обособленного хранения

4.3.3. Размещение фонда пользования

4.3.4. Размещение учетных документов

4.3.5. Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей

4.3.6. Оформление ярлыков на первичных средствах хранения документов

4.4. Контроль наличия, технического и физико-химического состояния документов

4.4.1. Проверка наличия и состояния документов и организация розыска необнаруженных документов

4.4.2. Контроль технического и физико-химического состояния документов. Выявление документов с повреждениями носителей и текстов

4.4.3. Учет физического и технического состояния документов

4.4.4. Порядок снятия с учета неисправимо поврежденных документов

4.5. Специальная физико-химическая и техническая обработка документов

4.5.1. Состав работ по специальной обработке документов

4.5.2. Порядок проведения работ по специальной обработке документов

4.6. Выдача документов и описей из хранилища

4.6.1. Общие положения

4.6.2. Сроки выдачи документов

4.6.3. Требования к физическому состоянию и оформлению документов при их выдаче

4.6.4. Оформление выдачи документов

4.6.5. Выдача копий фонда пользования

4.6.6. Выдача описей

4.6.7. Транспортировка и перемещение документов

4.7. Контроль за сохранностью выданных документов. Возвращение документов в хранилища

4.7.1. Контроль за своевременным возвращением выданных из хранилища документов

4.7.2. Возвращение документов в хранилище

4.8. Страхование архивных документов. Порядок оформления временного вывоза документов за рубеж и за пределы субъекта Российской Федерации

4.8.1. Страхование документов

4.8.2. Порядок оформления временного вывоза документов

4.9. Выявление уникальных и особо ценных документов

4.10. Создание страхового фонда документов и фонда пользования

4.10.1. Организация работы по созданию страхового фонда

4.10.2. Типы страховых копий документов

4.10.3. Комплект и состав фонда пользования

4.10.4. Проверка наличия и состояния и технический контроль страхового фонда и фонда пользования

4.10.5. Оформление передачи страховых копий на специальное хранение

4.11. Обеспечение сохранности документов при чрезвычайных ситуациях

Раздел 5

5.1. Понятие и правовые основы учета документов

5.2. Единицы учета документов

5.2.1. Основные единицы учета документов

5.2.2. Единицы хранения документов

5.2.3. Единицы учета аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов

5.3. Организация учета документов в архиве

5.4. Система учетных документов архива, их целевое назначение и требования к ведению

5.4.1. Основные и вспомогательные учетные документы архива

5.4.2. Общие требования к ведению основных учетных документов

5.4.3. Основные требования к учетным базам данных и организации их ведения

5.5. Порядок учета документов

5.5.1. Учет поступления документов в архив

5.5.2. Учет выбытия документов из архива

5.5.3. Учет изменений количества документов архива в результате проведения отдельных видов работ

5.5.4. Учет уникальных и особо ценных документов

5.5.5. Учет секретных и рассекреченных документов

5.5.6. Особенности учета документов личного происхождения

5.5.7. Особенности учета документов по личному составу

5.5.8. Учет дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни

5.5.9. Учет документов, принятых на временное, в том числе депозитарное хранение

5.5.10. Учет копий документов на правах подлинников

5.5.11. Учет листов в делах; фотоотпечатков в фотоальбомах; единиц хранения в составе единиц учета других аудиовизуальных документов

5.6. Учет страхового фонда и фонда пользования

5.6.1. Общие требования к учету страховых копий и копий фонда пользования

5.6.2. Учет страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на рулонной пленке

5.6.3. Учет страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на микрофишах

5.6.4. Особенности учета страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов

5.6.5. Учет копий документов, созданных в процессе научно-информационной и иной деятельности архива и включенных в фонд пользования

5.7. Учет музейных предметов и библиотечных фондов

5.7.1. Учет музейных предметов

5.7.2. Учет библиотечных фондов и сиф архива

Раздел 6

6.1. Комплектование архива и экспертиза ценности документов

6.1.1. Понятие и правовые основы комплектования архива

6.1.2. Источники комплектования архива

6.1.3. Порядок составления и ведения списков источников комплектования архива

6.1.4. Учет организаций — источников комплектования, имеющих право депозитарного хранения архивных документов

6.1.5. Экспертиза ценности документов

6.1.6. Формы приема документов от источников комплектования архива

6.1.7. Прием-передача документов в архив

6.1.8. Комплектование архива документами по истории России, находящимися за рубежом

6.2. Организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве

6.2.1. Методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве

6.2.2. Контроль за отбором документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу и обеспечением их сохранности

6.2.3. Взаимодействие с экспертными комиссиями организаций — источников комплектования архива

6.2.4. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; проведение паспортизации архивов организаций

6.2.5. Повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб

6.2.6. Порядок работы с организациями, которым предоставлено право депозитарного хранения документов

6.2.7. Порядок взаимоотношений архива с негосударственными организациями и физическими лицами-собственниками документов

6.2.8. Учет работы с архивами организаций

Раздел 7

7.1. Понятие, уровни и элементы описания документов

7.1.1. Основные принципы многоуровневого описания

7.1.2. Элементы описания

7.2. Описание на основных уровнях

7.3. Научно-справочный аппарат

7.4. Архивные справочники

7.5. Автоматизированный научно-справочный аппарат

7.6. Подготовка архивных справочников к изданию

Раздел 8

8.1. Понятие и правовые основы использования документов

8.2. Формы использования документов

8.3. Виды запросов и информационных документов

8.4. Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами

8.4.1. Общие положения

8.4.2. Порядок и сроки исполнения тематических запросов

8.4.3. Порядок и сроки исполнения запросов социально-правового характера

8.4.4. Порядок исполнения запросов социально-правового характера, ответы на которые подлежат направлению за рубеж

8.4.5. Порядок исполнения генеалогических запросов

8.4.6. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

8.4.7. Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий

8.4.8. Выдача подлинных личных документов

8.4.9. Инициативное информирование пользователей

8.5. Работа читального зала архива

8.6. Обеспечение доступа пользователей к архивным документам

8.6.9. Обеспечение доступа граждан к информации о них

8.7. Ответственность работников архива при работе с документами ограниченного доступа

8.8. Организация работы архива по подготовке выставок документов

8.9. Использование документов архива в средствах массовой информации

8.10. Организация и проведение информационных мероприятий с использованием документов

8.11. Выдача документов во временное пользование

8.12. Учет использования документов архива

8.13. Копирование документов и оформление копий, изготовленных по заказам пользователей

8.13.1. Копирование документов

8.13.2. Оформление и выдача копий, изготовленных по заказам пользователей

8.14. Организация работы по рассекречиванию документов

8.15. Публикационная деятельность архива

8.15.1. Типы, виды и формы публикаций документов

8.15.2. Организация подготовки документальных публикаций

8.15.3. Формирование плана-проспекта издания

8.15.4. Выявление и отбор документов, выбор и передача текста документов

8.15.5. Структура публикации и систематизация документов

8.15.6. Археографическое оформление документов и подготовка научно-справочного аппарата издания

8.15.7. Организация рецензирования подготовленной документальной публикации и утверждение ее к печати

Приложения (образцы форм) список источников и нормативно-методической литературы

I. Законодательные акты, постановления правительства

II. Государственные и отраслевые стандарты, правила

III. Нормативно-методическая литература

Приложения (образцы форм)

Сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования архива на 1 декабря 20___ года

Форма сведений о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования архива

Карта-заместитель

Форма карточки постеллажного топографического указателя

Лист-заверитель дела

Актутверждаю

7. Имеется не включенных в описи ___________________ ед. Хр.

8. Итого по данному фонду (включенных и невключенных в описи) имеющихся

9. Характеристика условий их хранения.

Актутверждаю

Форма акта о технических ошибках в учетных документах

Актутверждаю

Форма акта об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.Д.

Актутверждаю

Форма акта о неисправимых повреждениях документов

Карточка учета необнаруженных документов

Форма карточки учета необнаруженных документов

Форма акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны

Карточка учета документов с повреждениями носителя

Форма карточки учета документов с повреждениями носителя

Карточка учета документов с повреждениями текста

Форма карточки учета документов с повреждениями текста

Форма карточки учета технического состояния кинодокумента

Форма карточки учета технического состояния фотодокумента

Форма карточки учета технического состояния фонодокумента

Форма карточки учета технического состояния видеодокумента

Книга выдачи документов, копий фонда пользования из хранилища

Титульный лист книги выдачи документов, копий фонда пользования из хранилища

Форма книги выдачи документов, копий фонда пользования из хранилища

Форма заказа (требования) на выдачу документов, копий фонда пользования, описей (лицевая сторона)

Форма заказа на выполнение работ по улучшению

Форма акта о выдаче документов во временное пользование

Форма акта страховой оценки документов

Лист учета и описания уникального документа

1. Учетные и описательные характеристики

Листа учета и описания уникального документа

2. Место хранения документа

Форма листа учета и описания уникального документа

3. Физические характеристики документа

4. Страховая оценка документа

Книга учета поступлений аудиовизуальных документов 

Список фондов

Лист фонда

Форма описи дел постоянного хранения, составленной в архиве

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации Формат а4 (210  297)

Реестр описей

Инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни

Форма инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении

Список фондов, содержащих особо ценные документы

Форма списка фондов, содержащих особо ценные документы

Форма перечня номеров особо ценных дел (номерник)

Реестр описей особо ценных дел (номерников)

Форма реестра описей особо ценных дел (номерников)

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на рулонной пленке

Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на микрофишах

Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования

Опись страхового фонда документов на бумажной основе, изготовленного на рулонной пленке

Форма описи страхового фонда документов на бумажной основе, изготовленного на рулонной пленке

Опись страхового фонда документов на бумажной основе, изготовленного на микрофишах

Форма описи страхового фонда документов на бумажной основе, изготовленного на микрофишах 

Карточка фонда

На 01.01. ______ г.

Форма акта приема-передачи документов на хранение

Форма акта приема на хранение документов

Форма акта о выделении к уничтожению документов,

Форма акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов

Форма акта о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов

Форма акта описания документов, переработки описей

Рма акта о рассекречивании документов

Форма списка организаций – источников комплектования государственного архива

Форма журнала регистрации обращений граждан

Архивная справка

Форма архивной справки

Форма штампа “апостиля”

Карточка регистрации и учета исполнения запроса

Форма карточки регистрации и учета исполнения запроса

Журнал регистрации пользователей и их личных дел

Форма заказа на копирование документов

Форма журнала учета заказов на копирование документов

Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации

16 Декабря 1998 г.

1. Общие положения.

2 Порядок допуска пользователей в читальные залы архивов.

3. Права, обязанности и ответственность пользователей.

4. Порядок выдачи дел, документов, микрокопип печатных изданий, предоставления научно-справочного аппарата.

5. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей.