5.6.5. Учет копий документов, созданных в процессе научно-информационной и иной деятельности архива и включенных в фонд пользования

5.6.5.1. Учет копий документов ведется в книге учета копий документов, состав реквизитов которой зависит от способа изготовления копий.

При значительных объемах копий, изготовленных разным способом, ведутся различные книги учета копий:

– на микрофильмах и микрофишах;

– фотокопий;

– на широкопленочных негативах, изготовленных при съемке графических материалов;

– на бумажной основе.

За единицу хранения копий документов в зависимости от способа их изготовления принимается:

– физически обособленный рулон микрофильма, комплекс микрофиш, отснятых с одного или нескольких дел;

– один или несколько фотодокументов определенного вида;

– комплекс листов копий документов, изготовленных машинописным или электрографическим способом.

Нумерация единиц хранения осуществляется по книге учета копий документов.

5.6.5.2. Одновременно с учетом копий в книгах учета на них составляются учетно-справочные карточки, или соответствующая информация вводится в БД. Учетно-справочные карточки составляются отдельно на каждую единицу хранения, единицу учета, при необходимости — на каждый документ и формируются в картотеки (по способу изготовления копий). Внутри каждой из картотек карточки располагаются в порядке возрастания номеров фондов, описей, единиц хранения, единиц учета, листов.

Отметка о наличии копий фонда пользования проставляется в графе “Примечания” описи напротив заголовка соответствующей единицы хранения, единицы учета.