6.2.2. Контроль за отбором документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу и обеспечением их сохранности

Контроль за обеспечением сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, отбором и передачей их на постоянное хранение, осуществляется архивом в ходе проведения комплексных, тематических и контрольных проверок деятельности архивов организаций. Результаты проверок с предложениями по устранению выявленных недостатков докладываются руководству организации.

Архив:

– участвует: в подготовке предложений по совершенствованию работы архивов организаций, нормативно-методических документов по организации работы архивов, отбору документов на постоянное хранение, обеспечению их сохранности;

– рассматривает и готовит к согласованию вышестоящим органом управления архивным делом или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями положения об архивах организаций. Положения об архивах организаций готовятся на основе соответствующих примерных положений, утверждаемых органом управления архивным делом;

– рассматривает, утверждает или готовит к утверждению ЭПК органа управления архивным делом годовые разделы описей дел, документов постоянного хранения. После утверждения описи ее первый экземпляр передается в качестве контрольного в архив;

– согласовывает или готовит к согласованию ЭПК годовые разделы описей дел по личному составу, акты о неисправимом повреждении документов, утрате документов;

– разрабатывает и согласовывает с ЭПК графики представления описей дел, документов постоянного хранения;

– оказывает организационную и практическую помощь организациям по подготовке и передаче документов на постоянное хранение и по другим направлениям деятельности архивов организаций;

– разрабатывает и организует внедрение методических пособий по вопросам работы архивов организаций;

– контролирует совместимость и преемственность создаваемого архивами организаций учетно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации, в том числе совместимость аппаратного и программного обеспечения баз данных.