6.1.3. Порядок составления и ведения списков источников комплектования архива

6.1.3.1. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц — источников комплектования архива.

Списки составляются архивом на основе названных критериев (см. п. 6.1.2.2), а также примерных и отраслевых (ведомственных) списков, утвержденных Федеральной архивной службой России, в том числе совместно с министерствами и ведомствами.

6.1.3.2. Федеральная архивная служба России согласовывает примерные и отраслевые списки видов организаций, документы которых подлежат приему в архивы, а также списки юридических и физических лиц — источников комплектования федеральных архивов.

Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации согласовывают списки юридических и физических лиц — источников комплектования соответствующих архивов.

6.1.3.3. Архив составляет и ведет список организаций — источников комплектования (приложение № 48) и список физических лиц — источников комплектования архива документами личного происхождения. Список физических лиц — источников комплектования документами составляется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилии, имени, отчества, адреса места жительства физического лица, юридического обоснования возможности передачи его документов в архив.

В архиве, принимающем на хранение различные виды документации, кроме общего списка организаций — источников комплектования, ведутся самостоятельные списки организаций — источников комплектования научно-технической документацией, а также списки организаций — источников комплектования аудиовизуальными документами. В общем списке организаций — источников комплектования в соответствующей графе делается отметка о приеме этих видов документов. В списке источников комплектования специализированного архива документов по личному составу делаются отметки об организациях — источниках комплектования общего архива.

Архив может вести также список возможных источников комплектования. В него вносятся негосударственные организации и физические лица до заключения с ними соглашения (договора) о передаче документов на постоянное хранение в архив.

Списки источников комплектования архива после согласования с вышестоящим органом управления архивным делом утверждаются директором архива.

6.1.3.4. Составление и ведение списков источников комплектования архива осуществляется работниками архива. Справки, экспертные заключения о включении или исключении юридических и физических лиц в число или из числа источников комплектования архива, а также о форме приема их документов на хранение или ее изменении составляются в трех экземплярах и представляются на рассмотрение вышестоящего органа управления архивным делом. Решение о включении (исключении) организации в число (из числа) источников комплектования архива доводится до сведения ее руководства.

6.1.3.5. Уточнение списков источников комплектования архива проводится по мере необходимости. Основанием для уточнения списков являются решения органов управления архивным делом в случае передачи организации в число источников комплектования другого архива; создания, реорганизации, ликвидации организации; отказа негосударственных организаций и физических лиц от сотрудничества с архивом (расторжение договора). Пересмотр и переутверждение списков источников комплектования архива проводится только при внесении в список принципиальных изменений, но не реже одного раза в пять лет.