5.4.2. Общие требования к ведению основных учетных документов

5.4.2.1. Учет документов за досоветский период и период после 1917 года, ведется раздельно, за исключением специализированных архивов, хранящих документы личного происхождения и аудиовизуальные документы. Книги учета поступлений документов, списки и листы фондов ведутся по каждому периоду с самостоятельной порядковой нумерацией фондов.

Номера фондов за период после 1917 года в архивах, хранящих документы обоих периодов, должны иметь индекс “Р”, отделяемый от цифрового обозначения номера чертой (Р–1, Р–2 и т.д.).

Номера фондов бывших партийных архивов, включенных в структуру государственных архивов, должны иметь индекс “П” (П–1, П–2 и т.д.).

Перенумерация фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения вышестоящего органа управления архивным делом.

5.4.2.2. Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов (см. пп. 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3), утвержденных в установленном порядке.

После внесения изменений в учетные документы и проставления в графе актов “Изменения в учетные документы внесены” соответствующей отметки акты помещаются в дело фонда, при нефондовой организации документов — в дело организации — сдатчика документов.

Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке; при нефондовой организации документов — в пределах дела организации-сдатчика документов.

5.4.2.3. Список фондов (приложение № 27). Номер, присвоенный фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах и является составной частью архивного шифра документов данного фонда.

Примечание: В специализированном архиве документов по лично- му составу к номеру фонда, присвоенному комплексу документов фондообразователя по личному составу, через дробь добавляется номер фонда, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя, хранящаяся в общем архиве.

Название фонда вносится в список фонда в установленном порядке (см. п. 5.5.1.2).

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве фондов, находящихся на хранении.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения вышестоящего органа управления архивным делом. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех фондов, номера которых занимать запрещается.

5.4.2.4. Лист фонда (приложение № 28) — составляется на каждый фонд. В нем учитываются все документы фонда, включая неописанные и секретные.

Если в листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист “продолжение”, вверху которого указывается: “продолжение, ф. № ... , лист 2”. На первом листе делается ссылка: “см. продолжение л. 2 (3, 4 и т.д.)”. Листы “продолжения” помещаются вслед за основным листом.

Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем фонда, после переработки фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории организации-фондообразователя. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: “Лист пересоставлен” с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

Листы фондов хранятся в порядке номеров фондов в папке с клапанами. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера фондов и общее количество фондов, листы которых находятся в папке.

К листам фондов ведутся карточные указатели для оперативного поиска в архиве документов той или иной организации. Карточки указателя составляются на каждое переименование организации- фондообразователя (фонда), отраженное в графе “Название фонда” листа фонда, с указанием номера фонда и крайних дат существования организации-фондообразователя под данным названием, сведений о наличии документов за этот период. Карточки систематизируются в соответствии с избранной классификационной схемой.

5.4.2.5. Листы учета аудиовизуальных документов (приложения № 29, 29а) — составляется при нефондовой организации документов раздельно на различные виды кинофотофонодокументов и видеодокументов. Порядок нумерации и хранения листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов.

5.4.2.6. Опись дел, документов (приложения № 30–30ж). Единицы хранения, единицы учета учитываются в описи в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами.

Примечание: Номера дел с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам должны соответствовать учетным номерам аудиовизуальных документов.

Управленческая документация, документы по личному составу, похозяйственные книги, кинофотофонодокументы и видеодокументы, машиночитаемые (электронные) документы определенного вида учитываются, как правило, по отдельным описям.

Примечание: Исключение могут составлять описи документов личного происхождения, в которые допускается включение документов как на бумажной основе, так и аудиовизуальных (при их небольших объемах).

Описям присваиваются учетные номера:

– при фондовой организации — по листу фонда;

– при нефондовой организации — по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида.

К номеру описи может добавляться буквенный индекс, определяющий состав и вид документов, учтенных в описи, например, “л.с.” (личный состав), “н” (научная документация), “к” (конструкторская), “п” (проектная) и т.д.

Не допускается присвоение описям одинаковых учетных номеров, отличающихся только буквенной индексацией (например, № 1 и 1 “л.с.”), за исключением случаев, предусмотренных п. 5.5.5.2.

В конце описи во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, единиц учета (цифрами и в круглых скобках — прописью), первый и последний номера единиц хранения, единиц учета по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия.

В итоговой записи к описи фонда личного происхождения, включающей единицы хранения, единицы учета на различных носителях, дополнительно указывается количество таких единиц хранения, единиц учета.

После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Если опись состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому. К каждому последующему годовому разделу, тому составляется в нарастающем порядке сводная итоговая запись.

Каждая опись, том описи должны иметь лист-заверитель (приложение № 6).

Примечание: Законченная опись может включать не более 9999 единиц хранения, единиц учета.

Архив в обязательном порядке должен иметь 3 экземпляра описей, первый из которых является страховым.

Если опись пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи включается во вновь составленную опись за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке.

5.4.2.7. Реестр описей (приложение № 31). По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей. В зависимости от организации работы по учету в архиве реестры описей ведутся в рамках хранилищ и/или архива в целом, что отражается в схеме учета документов (см. п. 5.3.2). Каждой описи присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи в верхнем левом углу.

Ежегодно на 1 января к реестру описей составляется итоговая запись о количестве описей, поступивших и выбывших в течение года и общем количестве описей.

5.4.2.8. Паспорт архивохранилища — составляется ежегодно каждым архивохранилищем и отражает объем размещенных в нем фондов, дел и документов.

Состав показателей формы паспорта архивохранилища определяется архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном хранилище документов, задач, стоящих перед ним, особенностей организации работы по учету документов в архиве.

5.4.2.9. Дело фонда. Делу фонда присваивается номер фонда, на который оно заведено. В дело фонда включаются: историческая справка, акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, в том числе акты о рассекречивании документов, копия характеристики фонда, составленной для путеводителя (справочника), рабочие инструкции по усовершенствованию и переработке описей фонда, схемы систематизации его документов и др.

Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе архивных единиц хранения, то в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров.

Дела фондов органов КПСС, ВЛКСМ, в которые включены документы по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций, расформированию не подлежат. В дела фондов первичных партийных и комсомольских организаций помещаются справки со сведениями о нахождении документов по истории данного фонда в деле другого фонда.

Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в его дело фонда.

Документы дела фонда должны быть пронумерованы с составлением листа-заверителя, подшиты (прошнурованы), заключены в твердую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

Примечание: Состав документов дела организации-сдатчика документов при нефондовой организации документов аналогичен составу документов дела фонда.

5.4.2.10. Историческая справка о фондообразователе и фонде (см. раздел 7.2.1). На ее основании заполняются основные учетные документы архива в части отражения в них истории организации-фондообразователя. Справка подписывается составителем.