5.5.9. Учет документов, принятых на временное, в том числе депозитарное хранение

5.5.9.1. Документы, отнесенные в установленном порядке к составу негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации и принятые на временное, в том числе депозитарное хранение на основании акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 40), учитываются в основных учетных документах архива с соблюдением следующих особенностей.

При учете поступлений документов

– в книге учета поступлений документов (приложения № 26, 26а) указывается собственник документов (графа 3), номер и дата акта приема-передачи (графа 4), дата подписания соглашения о передаче и срок действия соглашения, например, до 2025 года или “депо- зит” — когда не указан срок хранения (графы 10, 11);

– при включении фонда в список фондов (приложение № 27) к его номеру добавляется индекс “Д” (“Депозит”), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах дел; в графе “Примечания” списка фондов также указываются собственник документов, дата подписания и срок действия соглашения.

Количество фондов, находящихся на временном, в том числе депозитарном хранении, и документов, принятых на депозитарное хранение в течение года, указывается отдельной строкой в итоговых записях в списке фондов, книге учета поступлений документов.

Соглашение, заключенное с собственником документов, включается в дело фонда.

При выбытии документов фонда, в связи с истечением срока его хранения в соответствии с соглашением, его номер не может быть присвоен другому фонду.

Находившиеся на временном, в том числе депозитарном хранении фонды и документы, на законном основании перешедшие в государственную собственность, учитываются в основных учетных документах наравне с остальными документами архива. В учетных документах и архивных шифрах дел индекс “Д” зачеркивается, в графу “Примечания” списка фондов вносятся соответствующие сведения.

5.5.9.2. Документы, не отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации, включая документы по личному составу, принятые в архив на временное, в том числе депозитарное хранение при наличии свободных площадей и размещаемые в изолированном хранилище, учитываются отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации. Для их учета ведутся отдельный список фондов хранилища, книга учета поступлений документов в хранилище, а также листы фондов и другие учетные документы, нумерация фондов в которых проводится самостоятельно в рамках хранилища.

5.5.9.3. Количество документов, находящихся на временном, в том числе депозитарном хранении, учитывается в паспорте архива (приложение № 1).