5.5.4. Учет уникальных и особо ценных документов

5.5.4.1. Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляет Федеральная архивная служба России.

На выявленные уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов (приложение № 24); порядок составления и представления этих листов определяется инструктивно-методическими документами по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр, хранятся в архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами. На них составляется внутренняя опись.

5.5.4.2. Учет особо ценных документов ведется по:

– списку фондов, содержащих особо ценные документы (приложение № 33);

– описям особо ценных дел, документов (приложение № 34) или перечням номеров особо ценных дел, документов (номерникам) (приложение № 34а) ⁹.

В описи особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.

Опись особо ценных дел, документов (номерник) составляется на документы одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения, единиц учета в данной описи в необходимом для архива количестве экземпляров. К описи составляется титульный лист.

Если большинство документов по описи являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае к ней также составляется номерник, который является переводной таблицей от номера единицы хранения, единицы учета документов к номеру единицы хранения страхового фонда.

Сведения о копировании особо ценных документов в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи или номерники по мере проведения их страхового копирования.

В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения, единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершении копирования всех единиц хранения, единиц учета по данной описи или номернику указывается: “Все единицы хранения, единицы учета скопированы, дата, должность, подпись”.

Описи особо ценных дел, документов, номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов, номерников (приложение № 35).

При отнесении документов к особо ценным в описях в графе “Примечания” напротив заголовков соответствующих единиц хранения, единиц учета проставляются отметки “ОЦ”.

В других учетных документах отметка “ОЦ” проставляется к номеру фонда, номеру описи; она является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения, единиц учета.