5.5.3. Учет изменений количества документов архива в результате проведения отдельных видов работ

Количество документов архива изменяется (увеличивается и/или уменьшается) в результате:

– выверки учетных документов, по итогам которой могут быть выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся документов;

– проверки наличия и состояния документов, в ходе которой могут быть обнаружены неучтенные единицы хранения, единицы хранения за литерными номерами, пропущенные учетные номера и т.д.;

– реставрации документов, после которой одно дело было разделено на несколько томов и др.;

– описания документов, переработки описей, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения, а также уточнение их фондообразователя и т.д.

Основанием для внесения изменений в учетные документы по результатам указанных работ являются:

– акт о технических ошибках в учетных документах (приложение № 9);

– акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д. (приложение № 10);

– акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов (приложение № 45);

– акт описания документов, переработки описей (приложение № 46).