4.4.1. Проверка наличия и состояния документов и организация розыска необнаруженных документов

4.4.1.1. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления соответствия фактического наличия единиц хранения их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих различным видам реставрационной и технической обработки.

В ходе проверки наличия и состояния документов осуществляются:

– установление фактического наличия документов, находящихся на хранении;

– выявление и устранение недостатков в учете документов;

– выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

– выявление и учет документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки;

– выявление непрофильных документов.

4.4.1.2. Проверки наличия и состояния документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

Плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится:

– уникальных документов — ежегодно;

– особо ценных документов на бумажной основе — один раз в 10 лет;

– аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов — один раз в 5 лет;

– кинодокументов на нитрооснове — один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия остальных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета документов, но не менее одного раза в 20 лет.

Проверка наличия и состояния секретных документов осуществляется в те же сроки, что и документов, находящихся на открытом хранении.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых утрачены или могли быть утрачены и/или повреждены документы, а также при смене заведующих хранилищами, проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).

В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся проверки наличия и состояния документов, выдававшихся из хранилищ в течение года. При выявлении необоснованного отсутствия документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска (см. пп. 4.4.1.7–4.4.1.9).

4.4.1.3. В начале проверки наличия и состояния документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.

4.4.1.4. Проверку наличия и состояния документов проводит, как правило, группа работников.

При проверке наличия единиц хранения, документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно. Итоги проверки фиксируются в листах-заверителях (приложения № 6, 6а).

Документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их номера устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи документов из хранилищ. Документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

При проверке наличия и состояния документов необходимо:

– сохранять порядок расположения документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

– подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного фонда;

– изымать из проверяемого фонда (комплекса документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других фондов;

– изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

– изымать единицы хранения, не внесенные в опись (книгу учета и описания), и помещать их в конец фонда (комплекса документов) для последующей обработки и описания.

В ходе проверки наличия и состояния документов не допускается:

– вносить в опись (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;

– делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях и других учетных документах.

4.4.1.5. Результаты проверки наличия и состояния документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния документов (приложение № 7) и в акте проверки наличия и состояния документов (приложение № 8).

Лист проверки наличия и состояния документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись отдельно. При проверке небольших по объему фондов допускается составление одного листа проверки на все описи. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.

На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния документов при необходимости составляются другие акты — о технических ошибках в учетных документах (приложение № 9), об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д. (приложение № 10), о неисправимых повреждениях документов (приложение № 11) и т.п.

4.4.1.6. По окончании проверки наличия и состояния документов в конце описи (книги учета и описания) проставляется штамп “проверено”, дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

В случае обнаружения в итоговой записи описи (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших на законных основаниях единиц хранения итоговая запись пересоставляется.

На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных документов (приложение № 12). Ведение картотеки необнаруженных документов осуществляется централизованно в традиционном или автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных документов.

Результаты проверки физического состояния документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния документов.

Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

После проверки наличия коробки с документами могут опечатываться.

4.4.1.7. Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива имеет право продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива, но не более, чем на 1 год.

Розыск осуществляется путем изучения документов дела фонда, старых описей, книг выдачи документов и т.п., повторных проверок находящихся рядом фондов (комплексов документов), поиска необнаруженных документов в организациях, у владельцев личных архивов, от которых документы были приняты на хранение и др. В целях розыска отсутствующих документов могут проводиться целевые проверки наличия документов отдельных фондов, их частей и групп единиц хранения.

4.4.1.8. Документы, найденные в ходе розыска, передаются хранителю, который подкладывает их на место. В картотеке необнаруженных документов делается отметка о нахождении документов.

Документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

4.4.1.9. На документы, не найденные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 13), и подробная справка о проведении розыска, которые, вместе с актом проверки наличия и состояния документов, представляются в вышестоящий орган управления архивным делом для принятия окончательного решения о снятии с учета таких документов.

Решение о снятии документов с учета оформляется приказом директора архива на основании письменного разрешения вышестоящего органа управления архивным делом.

В картотеке необнаруженных документов делается отметка о снятии документов с учета.