4.1. Понятие обеспечения сохранности документов

Обеспечение сохранности документов — комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии.

Режимы хранения документов представляют собой совокупность условий их хранения и подразделяются на:

• температурно-влажностный, обеспечивающий предохранение документов от повреждающего действия температуры и влаги;

• световой, обеспечивающий предохранение документов от ненормативного воздействия света;

• санитарно-гигиенический, обеспечивающий предохранение документов от биоповреждений и загрязнения;

• охранный, обеспечивающий предохранение документов от хищений, утрат, несанкционированного выноса.

Организация хранения документов — система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.