5.6. Учет страхового фонда и фонда пользования

5.5.11.1. Количество листов в делах и единиц хранения в составе единиц учета аудиовизуальных документов учитываются на основе их нумерации и фиксируется:

– листов в делах — в листе-заверителе (приложения № 6, 6а) и в соответствующей графе описи дел (приложения № 30, 30а);

– фотоотпечатков в фотоальбоме — во внутренней описи фотоальбома, а также в соответствующей графе описи фотоальбомов (приложение № 30г);

– единиц хранения других аудиовизуальных документов — в соответствующих графах описей этих документов (приложения № 30б, 30в, 30д, 30е, 30ж).

5.5.11.2. Для учета листов в делах используются две формы листа-заверителя (приложения № 6, 6а). Лист-заверитель по Форме приложения № 6 составляется к каждому делу.

При наличии в составе дел вложений, других особенностей формирования составляется лист-заверитель по Форме приложения № 6а.

При составлении листа-заверителя необходимо иметь в виду, что:

– если дело имеет общую нумерацию листов, но одна часть его пронумерована римскими цифрами, а другая — арабскими, в листе-заверителе указывается общее количество листов;

– если одна часть дела пронумерована по листам, а другая по страницам и нумерацию необходимо сохранить, в листе-заверителе указывается раздельно количество листов и страниц, например, 42 листа + 5 страниц;

– наличие чистых листов в деле отражается в листе-заверителе только в случае, если эти листы представляют интерес как образец писчебумажной продукции определенного времени; во всех других случаях чистые листы не нумеруются и данные об их наличии не отражаются в листе-заверителе;

– если на одном листе имеется несколько особенностей формирования дела, то в графе 2 листа-заверителя соответственно проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 2; если на одном листе имеется несколько марок и др., то в графе 2 в скобках после листа указывается их количество;

– если в деле имеются вложения, которые не нумеруются, то в листе-заверителе указываются названия предметов и номера листов, между которыми они находятся;

– внутренняя опись дела нумеруется отдельно.

5.5.11.3. При учете единиц хранения в составе единиц учета аудиовизуальных документов:

– единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов;

– единицы хранения кинодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;

– единицы хранения фонодокументов располагаются в порядке производственных номеров, а внутри комплекта в последовательности: оригинал, копии.