5.6.1. Общие требования к учету страховых копий и копий фонда пользования

5.6.1.1. Объем страхового фонда измеряется в единицах учета и единицах хранения, а также в:

– кадрах — для копий документов на бумажной основе и фотодокументов;

– метрах — для копий кинодокументов;

– времени звучания — для копий фонодокументов;

– в мегабайтах — для копий машиночитаемых (электронных) документов.

При этом отдельно учитываются страховые копии и копии фонда пользования, отснятые с документов на бумажной основе (раздельно на рулонной пленке и микрофишах); кинодокументов; фотодокументов; фонодокументов; видеофонограмм; машиночитаемых (электронных) документов.

5.6.1.2. Учет ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования (приложения № 36, 36а) и описям страхового фонда (приложения № 37, 37а). Учет поступления и выбытия страховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение (приложение № 25) и других актов. К книгам учета поступлений ежегодно составляется запись о количестве поступивших в течение года страховых копий.

Описи страхового фонда составляются в 3-х экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями в специальное хранилище, вторые и третьи остаются в архиве.

По мере копирования документов и передачи страховых копий в специальное хранилище к описям страхового фонда составляются новые итоговые записи в установленном порядке (см. п. 5.4.2.6).

5.6.1.3. В описях в графе “Примечания” напротив заголовка скопированной единицы хранения, единицы учета проставляется штамп “СФ”. Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, штамп “СФ” проставляется только на титульном листе и обложке описи.